30 preguntas que hacer antes de contratar un TPV para hostelería

Cuando llegas a la demo de un TPV, el comercial ya ha mirado tu web y tu Instagram, ha preparado una presentación a tu medida y se ha ensayado las respuestas a las preguntas que espera. Tu trabajo es hacer las que no espera: las que muestran lo que hace el sistema de verdad, no lo que dice el folleto.

Esta es la lista que usaríamos nosotros en un bar o restaurante en España.

#Sobre el producto

#1. "Cuéntame qué pasa si se cae internet en mitad del servicio."

Es la pregunta más reveladora que puedes hacer. Fíjate en la cara del comercial. La buena respuesta es concreta y detallada: dónde se guardan los datos en el local, cómo siguen hablando entre sí los dispositivos, si siguen saliendo las comandas a cocina, cómo se sincroniza todo al volver la conexión. La mala es vaga: "tenemos modo offline" o "guardamos cosas en local".

Si es vaga, insiste: "¿Puedo desconectar el router ahora, en la demo, y abrir una mesa, mandar la comanda a cocina y cobrar?" Si se niega o da rodeos, el modo sin conexión no es real.

Y pregunta por el datáfono: si es el del banco y tiene su propia conexión (SIM o línea propia), seguirá cobrando aunque se caiga el wifi del local. Lo contamos en ¿Qué pasa cuando se cae tu TPV?.

#2. "Enséñame una comanda típica en la pantalla de pedido."

Que marquen una comanda realista: cuatro platos, tres modificaciones ("sin gluten", "al punto", "sin cebolla"), un suplemento y una cuenta dividida entre dos. Cronométralo y cuenta los toques. Un TPV moderno debería hacerlo en menos de dos minutos en total.

#3. "¿Cómo se hace el cierre de caja?"

Que te lo enseñen paso a paso: cómo se cuenta el efectivo, cómo se apunta el descuadre, quién lo valida y qué informe sale. Pregunta si hay cierre parcial por turno (el X) además del cierre del día (el Z).

#4. "Enséñame cómo se devuelve un ticket de ayer."

Con VeriFactu, un ticket emitido no se borra: se corrige con una factura rectificativa que deja rastro. Fíjate en si el TPV lo hace bien, con un registro claro de quién lo hizo y por qué, o si te enseña a "anular" ventas sin dejar huella. Si es lo segundo, levántate de la mesa.

#5. "¿Qué integraciones tenéis y cómo funcionan?"

Pregunta en concreto por: tu gestor o programa de contabilidad (A3, Sage, Holded, Contasol), tu sistema de reservas y, si te interesa, las plataformas de reparto. Las integraciones propias deberían activarse en un clic; las de terceros pueden necesitar configuración. Si todo es "a medida", te pasarás la vida con hojas de Excel. Lo vemos en Integraciones del TPV.

#6. "¿Cómo funcionan los PIN del personal y el registro de acciones?"

Cada acción tiene que llevar nombre. Las anulaciones, invitaciones y devoluciones deberían necesitar el PIN del encargado. Y tiene que haber un registro que puedas consultar.

#Sobre la cocina

#7. "Cuéntame cómo llega una comanda a cocina."

¿Se imprime? ¿Sale en una pantalla de cocina? ¿Las dos cosas? ¿Cada plato sale en su partida (plancha, fríos, postres, barra)? ¿Cómo marca la cocina que un plato está listo? ¿Cómo se entera el camarero? ¿Qué pasa cuando se acaba un plato?

#8. "¿Qué pasa si falla la impresora de cocina?"

Buena respuesta: reintenta, avisa al encargado y, si está configurada, manda la comanda a una impresora de reserva. Mala respuesta: "la comanda se envía igual, solo que la cocina no la ve" (es decir, se pierde en silencio). Tienes más en Impresoras de tickets para TPV.

#9. "¿Cómo se gestionan los tiempos (entrantes, principales, postres)?"

Para restaurantes. ¿Puede el TPV retener un tiempo hasta que el camarero lo marche? ¿Ve la cocina lo que viene después? ¿Se puede volver a marchar un tiempo sin teclearlo otra vez?

#Sobre los informes

#10. "Enséñame el informe de cierre del día."

Cada línea tiene que cuadrar: efectivo, tarjeta, invitaciones, anulaciones, descuentos. Y el descuadre de caja tiene que quedar registrado.

#11. "¿Qué informes me llegan solos por correo?"

Lo ideal: un resumen diario a primera hora y uno semanal el lunes por la mañana. Sin informes automáticos, en dos semanas dejarás de sacarlos a mano.

#12. "¿Puedo pasar de un informe a los tickets que lo forman?"

Si un número no te cuadra, quieres poder llegar a los tickets de origen. Algunos informes son un callejón sin salida; otros te dejan investigar.

#13. "¿El informe de IVA le sirve a mi gestor tal cual?"

Ventas por tipo de IVA (10% para lo servido en el local, 21% para lo demás), con base e impuesto separados, en un formato que tu gestor acepte. Si tu gestor tiene que rehacerlo cada trimestre, te lo cobrará.

#Sobre la normativa

#14. "¿Dónde está publicada vuestra declaración responsable del RD 1007/2023?"

No existe el "TPV homologado por Hacienda": lo que cuenta es la declaración responsable del fabricante de que su programa cumple el reglamento. Pide dónde está publicada y qué versión cubre. Lo explicamos en Normativa del TPV en España.

#15. "¿Cubrís mi territorio?"

VeriFactu en territorio común; TicketBAI en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa; el régimen propio en Navarra. Un TPV preparado para VeriFactu no lo está automáticamente para TicketBAI. Que te lo confirmen por escrito.

#16. "¿Podéis emitir factura completa si el cliente la pide?"

Con los datos fiscales del cliente, desde el propio TPV y sin rehacer el ticket a mano.

#Sobre los datos y la salida

#17. "Si me quiero ir, ¿cómo me llevo mis datos?"

La respuesta correcta: exportación completa en CSV o Excel (carta, ventas, cobros, informes), en cualquier momento, sin coste y sin tener que pedir permiso. Cualquier otra cosa indica que te quieren atar.

#18. "¿Qué permanencia tiene el contrato y cómo se cancela?"

La respuesta correcta: 30 días de preaviso, sin penalización y devolviendo la parte proporcional de lo pagado por adelantado. Si hay permanencia de años, pago de las cuotas pendientes o un renting con una financiera, el proveedor espera que quieras irte. Lo vemos en Contratos de TPV.

#19. "¿Cuánto subís el precio cada año?"

La respuesta correcta: como mucho el IPC o un porcentaje pequeño y fijo, con al menos 60 días de aviso. Las subidas sin límite son la forma de acabar pagando casi el doble en dos años.

#Sobre los cobros

#20. "¿Puedo seguir usando el datáfono de mi banco?"

La respuesta que quieres: sí. Algunos TPV integran su propio cobro con tarjeta y te obligan a usarlo; otros registran lo que cobras en el datáfono de tu banco. Si quieres conservar las condiciones que ya tienes con tu banco, pregúntalo antes.

#21. "Si cobráis vosotros la tarjeta, ¿cuál es la comisión total con todo incluido?"

No aceptes solo el porcentaje de portada. Pide el total con: porcentaje, coste por operación, recargos por tarjetas de empresa o extranjeras (en zonas turísticas cuentan mucho) y cuándo recibes el dinero. Mejor aún: pídeles que lo calculen con tus cobros reales de un mes.

#22. "¿Qué pasa si se cae vuestro sistema de cobro?"

Un buen proveedor tendrá un plan alternativo. Uno malo dirá "eso nunca ha pasado", que es lo que dice todo proveedor de toda caída hasta el día en que pasa. Con el datáfono del banco, esta pregunta va para tu banco.

#Sobre el hardware

#23. "¿Puedo usar mis propios equipos?"

La respuesta correcta: sí, con una lista de dispositivos compatibles. La incorrecta: tienes que usar nuestros terminales. Pregunta también qué sistemas funcionan (Android, Windows, iPad), porque no todos los TPV funcionan en todos. Lo contamos en ¿Puedo usar mi tablet como TPV?.

#24. "¿Cada cuánto hay que renovar el hardware y cuánto cuesta?"

Algunos proveedores te empujan a renovar cada tres años; otros nunca. Cuenta con unos 5 años para tablets y móviles normales y unos 7 para terminales dedicados.

#Sobre el soporte

#25. "¿Qué incluye el soporte básico y qué se paga aparte?"

Lo habitual: correo gratis, teléfono según el plan, 24 horas en los planes caros, a veces una cuota de mantenimiento aparte. La pregunta es si lo básico cubre tus noches y fines de semana.

#26. "¿Cuánto tardáis en contestar, y en qué horario?"

La respuesta correcta: minutos en una urgencia, horas en un problema que molesta, un día laborable para dudas generales. Y un horario que incluya el sábado por la noche, en español. Tienes más en Soporte técnico del TPV.

#Sobre el crecimiento

#27. "¿Cómo va el sistema con muchos dispositivos a la vez?"

Si vas a tener seis o más (móviles, tablets, pantallas de cocina), asegúrate de que el TPV aguanta. Algunos se ralentizan con muchos usuarios a la vez, justo en el pico del servicio.

#28. "¿Cómo funciona con varios locales?"

Si tienes o puedes abrir un segundo local, pregúntalo. Algunos lo traen de serie, otros lo añaden como un parche y otros exigen un plan de empresa aparte.

#Sobre la seguridad y la empresa

#29. "¿Cómo protegéis mis datos y dónde están?"

La respuesta correcta: cifrado en la transmisión y en el almacenamiento, servidores en la Unión Europea, contrato de encargado del tratamiento según el RGPD. La incorrecta: tranquilidad sin detalles. Lo ampliamos en Seguridad del TPV.

#30. "¿Cuántos clientes como yo tenéis, y por qué se han ido los que se han ido?"

Pide de tres a cinco clientes parecidos a ti (mismo tipo de local, mismo tamaño) y llama a uno para hacerle preguntas sinceras. Y pregunta por qué se han marchado clientes el último año y qué hicieron al respecto. La respuesta correcta es sincera y concreta. La incorrecta es "nadie se va", que nunca es verdad.

#Qué hacer con las respuestas

Después de dos demos con dos proveedores tendrás 60 respuestas. La mayoría se parecerán. Las diferencias son lo que importa.

Fíjate en:

• Dónde un proveedor fue concreto y el otro vago.
• Dónde la respuesta de uno no acababa de cuadrar.
• Dónde uno conocía de verdad un bar o un restaurante como el tuyo y el otro recitaba un guion.

El proveedor concreto, que conoce el sector y es sincero, es el que hay que probar. Y la prueba, con tu carta y tu equipo, vale más que cualquier demo.

Si preguntas a YoTPV por la primera: sigue funcionando si se cae internet, porque un dispositivo del local hace de principal y los demás trabajan a través de él en la red local, mientras la nube guarda una copia. Funciona en móviles y tablets Android y en ordenadores Windows (no en iPad), trae VeriFactu integrado (no TicketBAI) y registra los cobros que haces en el datáfono de tu banco. Tienes los planes en precios.

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