Contratos de TPV - permanencia, renting y la letra pequeña

El contrato es donde está el coste real de un TPV. Las cuotas que se anuncian se parecen mucho entre proveedores. Lo que cambia, y mucho, son las condiciones: duración, subidas, cancelación, hardware, datos y compromisos de servicio. Ahí está casi toda la diferencia a largo plazo.

Esto es lo que hay que mirar, cláusula a cláusula. Una advertencia previa: cuando contratas un TPV para tu bar o restaurante, contratas como empresa o como autónomo, no como consumidor. La protección de la ley de consumidores (el derecho de desistimiento, las cláusulas abusivas tal y como se aplican a particulares) en general no te cubre. Lo que firmas, te obliga.

#Precio

Qué dice: cuánto pagas, por qué y cada cuánto.

Lo normal: cuota mensual fija por dispositivo o por local, cobrada cada mes o cada año. Comprueba si los precios llevan el IVA incluido o no; en software para empresas casi siempre se anuncian sin IVA.

Qué comprobar:

• Lo que cuesta cada dispositivo extra. Es fácil pasarlo por alto mirando solo el precio de portada.
• Si cuentan como dispositivos cosas que hoy no usas (pantallas de cocina, pantallas para el cliente).
• Si pagar el año por adelantado tiene descuento y qué pasa si cancelas a mitad de año.

Señales de alarma:

• Precios ligados al "volumen de operaciones" sin un límite claro.
• Una "cuota de alta" o "de instalación" mayor que uno o dos meses de cuota.
• Obligación de contratar hardware o servicios que no quieres.

#Duración, permanencia y renovación

Qué dice: cuánto dura el contrato y qué pasa al final.

Lo normal:

• Mes a mes: lo ideal.
• 12 meses con 30 días de preaviso: aceptable.
• Renovación automática al terminar: habitual, pero mira el plazo de preaviso.

Qué comprobar:

• El plazo exacto para avisar de que no quieres renovar (suele ser de 30 a 90 días).
• Si la renovación mantiene el precio o permite subirlo.

Señales de alarma:

• Permanencia mínima de 36 o 48 meses.
• Cláusulas de "pago de las cuotas pendientes hasta el final" si cancelas.
• Renovación automática con menos de 30 días de preaviso.
• Penalización por cancelar antes de tiempo superior a uno o dos meses de cuota.

#El renting de TPV: la trampa más cara

Merece un apartado propio, porque en España es frecuente y genera muchos disgustos.

En un renting, una financiera compra el equipo (el ordenador, la pantalla táctil, la impresora, a veces también el programa) y te lo alquila con una cuota mensual durante tres, cuatro o cinco años. El comercial del TPV te lo presenta como "sin inversión inicial", pero el contrato que firmas es con la financiera.

Lo que eso significa en la práctica:

• Si el TPV falla, sigues pagando. La financiera no responde de si el programa funciona. Su contrato es de alquiler del equipo.
• Si el proveedor del TPV cierra, sigues pagando. Y puedes quedarte con un equipo que solo funciona con un programa que ya no existe.
• Cancelar antes de tiempo suele costar todas las cuotas pendientes, o una parte muy grande de ellas.
• El total es mucho más que el valor del equipo. Suma las cuotas: 89 € al mes durante 48 meses son 4.272 €, a menudo por un equipo que vale una fracción de eso.

Antes de firmar un renting:

1. Pregunta con quién es el contrato: el proveedor o una financiera.
2. Suma todas las cuotas y compáralo con comprar el equipo.
3. Separa el hardware del programa: ¿puedes dar de baja el programa sin seguir pagando el equipo, y al revés?
4. Pregunta qué pasa al final: ¿el equipo es tuyo, lo devuelves o tienes que comprarlo?

Muchas veces la alternativa más barata es usar móviles, tablets u ordenadores normales, que puedes comprar, cambiar o aprovechar para otra cosa. Lo contamos en ¿Puedo usar mi tablet como TPV?.

#Subidas de precio

Qué dice: cuánto puede subir el proveedor el precio y en qué condiciones.

Lo normal: una subida anual limitada al IPC o a un 3-5%, con 60 a 90 días de aviso.

Qué comprobar:

• El límite. "Hasta un 5%" es razonable; "según determine el proveedor" es un cheque en blanco.
• Si el límite excluye "circunstancias excepcionales" (a menudo es un coladero).
• Con cuánto tiempo te avisan antes de la subida.

Señales de alarma:

• Subidas sin límite, a criterio del proveedor.
• Subidas ligadas a condiciones vagas ("condiciones de mercado").
• Un precio de renovación distinto del original (lo típico es un salto del 30-50% en la primera renovación, cuando se acaba el precio de bienvenida).

#Cobro con tarjeta y datáfono

Qué dice: cómo se cobran las tarjetas y qué comisiones se aplican.

En España, lo más habitual es cobrar con el datáfono del banco, con un contrato aparte entre tú y tu banco. Algunos TPV llevan el cobro integrado con su propio procesador de pagos; entonces esta cláusula forma parte del contrato del TPV y hay que leerla con lupa.

Qué comprobar:

• Si puedes usar el datáfono de tu banco o te obligan a usar su procesador.
• La comisión total: porcentaje, coste por operación, cuota mensual del datáfono y recargos por tarjetas de empresa o extranjeras.
• Qué pasa si te cambian las comisiones: ¿te avisan? ¿Puedes irte?
• Cuándo recibes el dinero. Al día siguiente hábil es lo normal; más tarde perjudica tu tesorería.

Señales de alarma:

• Obligación de usar el procesador del proveedor sin opción a salir.
• Comisiones anunciadas sin el coste por operación ni los recargos.
• "Retenciones": el procesador se queda entre un 10% y un 25% de lo cobrado con tarjeta como garantía frente a devoluciones. Es frecuente en negocios nuevos y debería reducirse con el tiempo.

#Hardware

Qué dice: qué equipos tienes que usar, puedes usar o no puedes usar.

Lo normal en un TPV moderno:

• Puedes usar tus propios dispositivos (móvil, tablet, ordenador).
• Hay paquetes de hardware opcionales.
• Hay una lista de periféricos recomendados (impresoras, cajones).

Qué comprobar:

• Si es obligatorio un hardware concreto del proveedor.
• Cada cuánto hay que renovarlo y cuánto cuesta.
• La garantía del hardware que te venden.
• Qué pasa con el equipo al terminar el contrato: ¿te lo quedas, lo devuelves, lo compras?

Señales de alarma:

• Hardware del proveedor obligatorio a precio alto.
• Hardware bloqueado que no funciona con otro TPV si cambias.
• Renovación obligatoria de hardware cada año.

#Disponibilidad y compromisos de servicio

Qué dice: qué disponibilidad promete el proveedor y qué pasa si no la cumple.

Lo normal:

• 99,5% de disponibilidad mensual: aceptable.
• 99,9%: bueno.
• 99,99%: marketing.
• Compensación si no se cumple: normalmente un porcentaje de la cuota del mes.

Qué comprobar:

• Si el compromiso cubre tu horario. Si abres de 8:00 a 2:00, una caída a las 4:00 cuenta como "disponible" y no te afecta, pero una a las 22:00 un sábado sí.
• A quién llamas durante una incidencia.
• Si el "mantenimiento programado" queda fuera del cálculo, y cuándo se hace. Un mantenimiento a las 21:00 de un viernes no es aceptable en hostelería.

Señales de alarma:

• Ningún compromiso de disponibilidad.
• Compensaciones en forma de "días gratis" en lugar de descuento real.
• "Mantenimiento programado" a cualquier hora y sin aviso.

Y pregunta algo que el porcentaje no dice: ¿qué pasa en tu local cuando la nube del proveedor se cae? Si el TPV sigue funcionando sin internet, la disponibilidad de la nube importa mucho menos. Lo explicamos en ¿Qué pasa cuando se cae tu TPV?.

#Propiedad y exportación de los datos

Qué dice: de quién son tus datos y cómo los sacas.

Lo normal:

• Los datos son tuyos.
• El proveedor solo los usa para darte el servicio.
• Puedes exportarlos en cualquier momento, en formatos estándar y gratis.

Qué comprobar:

• Los formatos (CSV es lo normal; a veces Excel o JSON).
• Hasta dónde llega la exportación (algunos limitan la exportación gratuita a los últimos 12 meses).
• Cuánto tardan en dártela (al momento, tú mismo, o "en 30 días" a petición).
• Que puedas acceder a tus tickets y registros de facturación durante todo el plazo que la ley te obliga a conservarlos, también si te vas.

Señales de alarma:

• El proveedor reclama algún derecho sobre los datos de tus clientes.
• Exportación solo a petición y como servicio de pago.
• Exportación limitada a ciertas fechas.
• Datos que no se pueden exportar (es raro, pero pasa).

#Protección de datos y borrado

Qué dice: qué pasa con tus datos al darte de baja y cómo se tratan los datos personales.

El TPV guarda datos personales: los de tu equipo y, a veces, los de tus clientes (el correo al que envías el ticket, el teléfono de una reserva). Según el RGPD, el proveedor actúa como encargado del tratamiento y tiene que firmar contigo un contrato que lo regule.

Lo normal:

• Contrato de encargado del tratamiento incluido o anexo al contrato principal.
• Puedes pedir la exportación antes de darte de baja.
• Tras la baja, el proveedor conserva los datos un plazo concreto (por motivos legales) y después los borra.

Qué comprobar:

• Que el plazo de conservación está escrito.
• Que el borrado se puede acreditar (algunos emiten un certificado a petición).
• Dónde se alojan los datos (dentro o fuera de la Unión Europea).

Señales de alarma:

• Ningún contrato de encargado del tratamiento.
• Conservación indefinida.
• "Podremos usar datos anonimizados para cualquier fin" sin más detalle.

#Soporte

Qué dice: qué soporte recibes, cuándo y por qué canal.

Lo normal:

• Correo y chat en horario comercial incluidos.
• Teléfono incluido (a veces solo en planes superiores).
• Centro de ayuda con guías.

Qué comprobar:

• El horario, en tu hora. Si el soporte cierra a las 18:00 y los fines de semana, no te sirve en un servicio de noche.
• Tiempos de respuesta comprometidos según la gravedad.
• Que sea en español.
• Si cobran por incidencia a partir de un número al mes (señal de alarma), o si hay una "cuota de mantenimiento" aparte y qué cubre exactamente.

Lo desarrollamos en Soporte técnico del TPV: qué exigir.

#Limitación de responsabilidad

Qué dice: de qué responde el proveedor si algo sale mal.

Lo normal:

• Responsabilidad limitada a lo que has pagado en los últimos 12 meses.
• Excluye daños indirectos (ventas perdidas, beneficio perdido).
• Excluye fuerza mayor.

Qué comprobar:

• Que el límite no sea ridículo (por ejemplo, "un mes de cuota").
• Que las exclusiones sean razonables.

Señales de alarma:

• Responsabilidad limitada a 1 € (sí, existe).
• "El proveedor no responde de ninguna pérdida, incluida la interrupción del negocio": demasiado amplio.

#Jurisdicción e idioma

Dos detalles que se pasan por alto:

• Tribunales competentes. Si el contrato dice que cualquier disputa se resuelve en los tribunales de otra ciudad, u otro país, reclamar te saldrá caro. Mejor que sea en España y, si puede ser, cerca de ti.
• Idioma. Pide el contrato en español. Si solo existe en inglés, pide que te confirmen por escrito las cláusulas clave.

#Qué se puede negociar

Para un bar o restaurante pequeño, la mayoría de cláusulas no se negocian: las condiciones estándar del proveedor son las que hay.

Aun así, tres cosas suelen poder negociarse:

1. La duración: pide la más corta (12 meses como máximo).
2. El precio: algunos proveedores rebajan un 10-20% si te quejas del precio inicial.
3. Lo que cuesta cada dispositivo: a veces baja si te comprometes a más dispositivos.

Lo que rara vez se negocia:

• Los límites de responsabilidad.
• La propiedad y exportación de datos (son políticas de toda la empresa).
• Los porcentajes de disponibilidad.

Si el proveedor no se mueve en nada, eso te dice cómo será la relación. A veces es mejor indicador que el contrato.

#Antes de firmar

Una lista práctica:

1. Lee el contrato entero. Sí, entero, anexos incluidos.
2. Subraya cualquier cláusula vaga ("a criterio del proveedor", "según sea necesario").
3. Discute las dos o tres peores. La mayoría de proveedores cede en al menos una.
4. Pide por correo la confirmación de todo lo que te prometió el comercial (comisiones, tiempos de respuesta, funciones incluidas). Lo que no está por escrito, no existe.
5. Mira la renovación con especial atención. Casi todas las sorpresas llegan al renovar, no al firmar.

#Cómo es un buen contrato de TPV

Un contrato razonable para un local pequeño debería ser:

• De 5 a 10 páginas, en lenguaje claro y en español.
• Mes a mes o de 12 meses como máximo.
• Con cancelación clara, sin penalización más allá de 30 días de preaviso.
• Con derecho explícito a exportar tus datos.
• Con contrato de encargado del tratamiento.
• Con compromisos de disponibilidad y de respuesta del soporte.
• Con precios transparentes, incluido el cobro con tarjeta si lo integra.

Si el contrato tiene 40 páginas en jerga legal, sin compromisos de servicio, con un renting de 48 meses: levántate de la mesa. Hay un proveedor mejor para ti.

YoTPV no vende ni alquila datáfonos: cobras la tarjeta en el datáfono de tu banco y el TPV registra el cobro, así que la comisión la negocias tú con tu banco. Tienes los planes en precios.

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• Cómo saber si un proveedor de TPV es fiable - con quién firmas.
• Errores al elegir un TPV - el renting es solo uno.
• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.