Cómo saber si un proveedor de TPV es fiable (y seguirá ahí en 5 años)

Cuando eliges un TPV, apuestas tanto por la empresa como por el programa. Si cierra, la compran y la desmantelan, o simplemente deja de invertir, tu TPV se va con ella, y cambiar de sistema en plena temporada es un mal trago.

Así se evalúa la fiabilidad de un proveedor de TPV antes de firmar, y así mantienes la puerta abierta por si acaso.

#Las cuatro cosas que hay que mirar

Por orden de utilidad:

#1. Años en el mercado y cómo se financia

Un proveedor que lleva más de 10 años funcionando probablemente seguirá ahí dentro de 5. Uno de 18 meses es una incógnita mayor.

Qué preguntar:

• "¿Cuándo se fundó la empresa?"
• "¿Cómo os financiáis? ¿Fondos propios, inversores, sois rentables?"
• "¿Cuántos clientes de hostelería tenéis hoy en España?"

Qué tranquiliza:

• Más de 5 años en funcionamiento.
• Rentable, o con un camino claro a la rentabilidad si vive de inversores.
• Cientos o miles de clientes de hostelería en tu país.

Qué preocupa:

• Menos de 2 años.
• Mucho dinero de inversores sin un modelo de ingresos claro.
• Pocos clientes de tu sector o de tu zona.

Una comprobación muy española que casi nadie hace: las cuentas anuales. Las sociedades depositan sus cuentas en el Registro Mercantil y cualquiera puede pedirlas por una pequeña tasa. No necesitas ser contable para ver si la empresa gana o pierde dinero, cuánta gente tiene y si deposita sus cuentas cada año. Una sociedad que lleva años sin depositarlas es una señal de alarma.

Ojo: ser joven no es un defecto. Hay buenos TPV de dos o tres años que crecen rápido. Pero ser joven significa más incertidumbre, y conviene tenerlo en cuenta.

#2. Cuántos clientes pierde

Es el dato que mejor resume la salud de un proveedor.

Qué preguntar: "¿Qué porcentaje de clientes os deja cada mes?"

Lo sano: entre el 1% y el 2% al mes en software para pequeñas empresas. Menos es excelente.

Lo preocupante: un 3% o más al mes. Supone perder más o menos un tercio de los clientes cada año. O el producto no convence, o los clientes se van cuando descubren algo.

Un proveedor que no sabe ese dato, o que no lo quiere decir, o tiene malos números o no controla su propia empresa.

#3. Riesgo de compra por otra empresa

Muchas empresas de software para pymes acaban compradas por otras más grandes. A veces es bueno (más recursos). A menudo no lo es. Las empresas compradas suelen:

• Cerrarse cuando se solapan con un producto de la compradora.
• Dejar de añadir funciones.
• Perder a la gente clave.
• Subir de precio.

Señales de que una compra puede estar cerca:

• Mucho dinero de inversores que quieren recuperarlo.
• Un fundador que dice abiertamente que quiere vender.
• Acuerdos estratégicos con empresas mucho más grandes (a menudo es el paso previo).
• Rumores en el sector.

Vale la pena preguntar: "¿Qué planes tenéis para los próximos 5 años? ¿Contempláis vender la empresa?" La respuesta dice mucho.

#4. Historial de cambios que rompen cosas

Algunos proveedores lanzan cambios grandes que rompen la forma de trabajar de sus clientes: rediseños de pantallas, funciones que desaparecen, subidas de precio. Otros avanzan despacio y de forma predecible.

Cómo averiguarlo:

• Lee las opiniones de los últimos 12 meses. Busca quejas del tipo "cambiaron X y ahora Y no funciona".
• Pregunta a clientes actuales (el proveedor te dará referencias): "¿Ha cambiado algo este año que os haya fastidiado el servicio?"
• Mira las notas de versión del proveedor. Los cambios bruscos frecuentes se ven.

Un proveedor que cambia mucho puede tener un producto más actual, pero más riesgo para tu servicio. Uno que avanza despacio innova menos, pero es más predecible.

#Distribuidor local o fabricante

En España, buena parte de los TPV de hostelería se venden a través de distribuidores e instaladores locales. Tiene ventajas: alguien que conoce tu zona, que viene al local y que habla contigo en persona. Pero añade una pieza más que puede fallar.

Qué preguntar si te lo vende un distribuidor:

• "¿Quién da el soporte: vosotros o el fabricante?"
• "¿Quién actualiza el programa, incluidas las actualizaciones fiscales como VeriFactu?"
• "Si vosotros cerráis o dejáis la marca, ¿quién me atiende y con qué contrato?"

Lo mismo vale para los proveedores que aparecieron al calor de las ayudas a la digitalización: comprueba que siguen activos y que el producto se sigue actualizando, no solo que te lo instalaron.

#El riesgo fiscal si el proveedor desaparece

Hay un riesgo que en otros países no existe. Con la Ley Antifraude y VeriFactu, tu TPV tiene que cumplir el reglamento de sistemas de facturación, y la obligación de usar un sistema que cumple es tuya, no solo del fabricante. Si el proveedor deja de actualizar el programa, por cierre o por abandono, puedes quedarte con un TPV que ya no cumple.

Por eso, además de la declaración responsable, conviene preguntar: "¿Cómo me avisaréis si dejáis de dar servicio, y con cuánto tiempo?" Y conservar tú mismo tus tickets y tus informes durante el plazo legal. Lo contamos en Normativa del TPV en España.

#Señales de un proveedor fiable

Por orden de importancia:

• Página de estado pública con el historial de caídas. Demuestra confianza.
• Información detallada durante las incidencias. Indica que hay un equipo de verdad detrás.
• Precios estables. No han subido un 30% de un año para otro.
• Dirección estable. Los responsables llevan años en su puesto.
• Opiniones constantes. Una valoración estable en el tiempo, no una caída repentina.
• Contacto con los clientes. Formaciones, encuentros, novedades explicadas.
• Transparencia sobre lo que viene. Comparte qué está desarrollando y escucha propuestas.

#Señales de un proveedor que va mal

Por orden de gravedad:

• Subidas de precio sin explicación. Pasar de 50 € a 120 € al mes con 30 días de aviso indica que el proveedor tiene problemas o le están apretando.
• El soporte empeora de golpe. Antes contestaba rápido y ahora no. Suele ser la primera señal de una reestructuración interna.
• Funciones que desaparecen sin aviso. Casi siempre indica que la empresa se está encogiendo.
• Los fundadores se van. A veces sale bien, a menudo no.
• Despidos o congelación de contrataciones. Suelen anticipar seis meses de producto parado.
• Lo compra un competidor con un producto parecido. Que lo cierren en dos años es frecuente.
• Concurso de acreedores. El final está cerca: planifica el cambio ya.

#Cómo protegerte, sea cual sea el proveedor

Aunque el proveedor sea sólido, prepara tu salida desde el primer día:

#1. Exige el derecho a exportar tus datos

El contrato tiene que darte, por escrito, el derecho a exportarlo todo (carta, ventas, cobros, informes) en cualquier momento y sin coste. Si el proveedor no lo acepta, estás atado.

#2. Usa formatos estándar

Si usas la integración del proveedor con tu programa de contabilidad, bien. Pero asegúrate de que también puedes sacar las ventas en un CSV o Excel que tu gestor pueda usar con cualquier herramienta. Si el proveedor desaparece, no pierdes meses de datos.

#3. Evita las personalizaciones a medida

Cuanto más dependa tu forma de trabajar de desarrollos hechos solo para ti, más difícil será cambiar. Un TPV que hace bien el 80% de lo normal se cambia mejor que uno lleno de añadidos a medida.

#4. Usa tu propio hardware si puedes

Si el hardware es del proveedor y solo funciona con su programa, el día que te vas, te quedas sin equipos. Los móviles, tablets y ordenadores normales siguen siendo tuyos. Y huye de los rentings largos atados al proveedor: lo explicamos en Contratos de TPV.

#5. Guarda tú los datos de tus clientes

Si recoges correos de clientes, expórtalos cada mes a tu herramienta de correo, cumpliendo el RGPD. Si el proveedor desaparece, la relación con tus clientes sigue siendo tuya.

#6. Contratos cortos

Evita las permanencias de 36 meses. Un año es lo máximo que deberías firmar. Mes a mes te da la máxima libertad.

#7. Ten un plan para el peor caso

Una vez al año, dedica media hora a pensar: "Si mi proveedor de TPV anunciara mañana que cierra, ¿qué haría en los próximos 90 días?" La respuesta debería ser: "Exporto los datos, pruebo otro TPV, cambio. Molesto, pero salimos adelante".

Si la respuesta es "estaríamos en un buen lío", dependes demasiado. Reduce esa dependencia.

#Cuando el proveedor se tuerce

Las tres formas en que suele ir mal, de más a menos frecuente:

#1. Declive silencioso (lo más habitual)

El soporte tarda más. No salen funciones nuevas. Los fallos se acumulan. El proveedor no se muere, simplemente ha dejado de invertir.

Qué hacer: prueba un competidor. Si es mejor, cambia. No pagues por lealtad a un proveedor estancado.

#2. Subida de precio brusca

La renovación llega un 50% más cara, con explicaciones vagas.

Qué hacer: negocia (muchas subidas se suavizan si protestas). Si no se mueven, prueba otro TPV y cambia. No pagues una renovación abusiva por costumbre.

#3. Compra o cierre

El proveedor anuncia que lo compran o que cierra.

Qué hacer: no te agobies. Normalmente tienes entre 6 y 18 meses. Úsalos para cambiar con calma, fuera de temporada. Los proveedores comprados a menudo ofrecen salir sin penalización a quien se marcha: pregúntalo. Te contamos el proceso en Cómo cambiar de TPV.

#Lo que haríamos nosotros

Si hoy eligiéramos un TPV teniendo en cuenta el riesgo del proveedor:

1. Elegiríamos entre proveedores con años de recorrido y muchos clientes de hostelería.
2. Leeríamos las opiniones de los últimos 12 meses buscando quejas de cambios repentinos.
3. Echaríamos un vistazo a sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
4. Pediríamos por escrito el derecho a exportar los datos y la declaración responsable de VeriFactu.
5. Firmaríamos mes a mes o, como mucho, a 12 meses.
6. Cada trimestre, miraríamos las noticias del proveedor (compras, despidos, cambios en la dirección).
7. Una vez al año, revisaríamos si sigue siendo la opción adecuada.

El proveedor que cumple todo esto rara vez es el más barato. Pero lo barato e incierto suele salir más caro que lo bien pagado y fiable, en cuanto sumas lo que cuesta cambiar si algo sale mal.

#Relacionados

• Contratos de TPV: permanencia, renting y letra pequeña - lo que firmas.
• Soporte técnico del TPV: qué exigir - la primera señal de que algo va mal.
• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.