Cómo cambiar de TPV sin perder datos - guía para bares y restaurantes

Cambiar de TPV es un pequeño proyecto. Mal hecho, pierdes la carta bien configurada, el historial de ventas, los registros que Hacienda te puede pedir y una semana de servicio a trompicones. Bien hecho, el equipo y los clientes apenas lo notan, y acabas con un sistema mejor.

Esta es una guía de migración basada en lo que hemos visto salir bien y mal.

#Qué te puedes llevar del TPV antiguo

Por orden de lo fácil que suele ser:

#La carta (casi siempre)

La mayoría de TPV exportan los productos a CSV: nombre, familia, precio, tipo de IVA, a veces modificadores y código.

Qué vigilar:

• Los modificadores rara vez pasan limpios. El TPV antiguo puede tener un grupo "punto de la carne" con cinco opciones y el nuevo organizarlo de otra forma.
• El IVA puede venir como un código interno del sistema antiguo; tendrás que asignar el 10% o el 21% a cada familia en el nuevo.
• Las variantes (caña, doble, jarra; copa, botella) suelen tener que rehacerse porque cada sistema las modela a su manera.
• El destino de cada producto (cocina, barra, postres) casi nunca viene en la exportación. Hay que configurarlo de nuevo.

YoTPV permite importar productos, familias y modificadores desde un CSV, así que la carta exportada de tu TPV antiguo es un buen punto de partida, aunque tendrás que repasarla.

#El personal (normalmente)

Nombres y puestos. Los PIN, a veces no: por seguridad, muchos sistemas no los exportan.

Qué vigilar:

• Seguramente tendrás que dar PIN nuevos. Aprovecha para que cada persona tenga el suyo, si antes compartíais alguno. YoTPV permite importar el personal desde un CSV.

#Las ventas pasadas (a veces, y solo para archivar)

Muchos TPV exportan las ventas a CSV, pero el formato varía muchísimo: una fila por ticket, una por línea, o las dos en archivos distintos.

Qué vigilar:

• Las ventas antiguas no se cargan en el TPV nuevo como si fueran suyas. Cada ticket ya se emitió con el sistema antiguo, con su numeración y, si estabas en VeriFactu, con su registro de facturación. Se archivan, no se importan.
• Guarda la exportación en CSV y en PDF donde tu gestor la encuentre.

#Stock (si lo llevabas)

Cantidades actuales por producto. Se exporta fácil.

Qué vigilar:

• Si el stock del sistema antiguo no era fiable, importarlo copia el error. Aprovecha el cambio para hacer un inventario nuevo.

#Lo que tienes que conservar por Hacienda

Esto es lo que más se olvida y lo que más problemas puede dar.

Los tickets, las facturas y los cierres de caja del TPV antiguo son registros fiscales. Se conservan al menos cuatro años a efectos fiscales, y el Código de Comercio pide seis para la contabilidad. Que cambies de programa no cambia la obligación.

Antes de dar de baja el TPV antiguo, pide al proveedor:

1. Una exportación completa de tickets y facturas, con su numeración.
2. Los cierres de caja (informes Z) de todo el periodo.
3. Las ventas por tipo de IVA, al menos de los últimos trimestres.
4. Si estabas en VeriFactu, los registros de facturación y confirmación de que se enviaron a la AEAT.

Y pregunta durante cuánto tiempo podrás seguir entrando a consultar los datos después de darte de baja. Algunos proveedores lo borran todo al mes siguiente.

En el TPV nuevo, lo normal es empezar con una serie de numeración nueva, para que no se crucen los números de los tickets antiguos con los nuevos. Coméntalo con tu gestor antes de arrancar.

Lo explicamos con detalle en la normativa del TPV.

#Lo que casi nunca se puede exportar

• Los cobros con tarjeta. Esa información está en tu banco, no en el TPV. La sigues teniendo cambies o no de TPV.
• El historial de arqueos. Suele quedarse en el TPV antiguo.
• El registro de anulaciones, invitaciones y descuentos. Casi nunca se exporta. Guarda los cierres diarios en PDF antes de apagarlo.
• La configuración de impresoras y partidas. Cada sistema tiene la suya.
• Bonos, tarjetas regalo y puntos de fidelización. Lo más delicado; mira abajo.

#Bonos, tarjetas regalo y fidelización

Si vendías bonos (diez cafés, cinco menús) o tarjetas regalo, o tenías un programa de puntos, el TPV nuevo no conocerá los saldos pendientes.

Opciones:

1. Respetar los saldos a mano. Exporta la lista de clientes con su saldo. Cuando alguien quiera usarlo, lo buscas y lo descuentas. Pesado durante unos meses, hasta que se agoten.
2. Pasarlos al sistema nuevo. Das de alta en el TPV nuevo un saldo equivalente para cada uno y avisas a tus clientes.
3. Empezar de cero. Avisas, pides disculpas y ofreces un pequeño detalle. Solo si los saldos son pequeños: lo que el cliente ya pagó sigue siendo suyo.

No hay solución perfecta. Elijas la que elijas, avisa con tiempo y que nadie se lleve la sorpresa en la barra.

#Antes de cambiar: el contrato actual

En España es habitual que el TPV venga con permanencia o con el hardware en renting. Antes de decidir la fecha:

• Mira cuándo acaba la permanencia y cuánto cuesta salir antes.
• Si el hardware está en renting, comprueba si tienes que devolverlo o si puedes quedártelo.
• Mira el preaviso que pide el contrato para darte de baja.

Si la penalización por salir antes es mayor que seis meses del TPV nuevo, normalmente compensa esperar. Lo contamos en contratos de TPV.

#El calendario de la migración

Para un bar o restaurante típico:

#Cuatro semanas antes: decisión y preparación

• TPV nuevo elegido.
• Hardware pedido, o comprobado que te sirven los móviles, tablets y ordenador que ya tienes.
• Una exportación de prueba del TPV antiguo, para ver que trae lo que necesitas.
• Preaviso de baja del contrato antiguo, con la fecha que te convenga.

#Tres semanas antes: configurar el TPV nuevo

• Importar la carta y repasarla.
• Configurar sala, mesas, personal, impresoras y partidas.
• Datos fiscales, tipos de IVA y VeriFactu.
• Integraciones (contabilidad, reservas).

#Dos semanas antes: prueba en paralelo

• El TPV antiguo sigue cobrando todo.
• El nuevo, en un puesto, en modo de pruebas.
• Formación del equipo con el nuevo.

#Una semana antes: últimos preparativos

• Repasar con el equipo lo que más se usa.
• Probar qué pasa si se cae internet.
• Comprobar que todas las impresoras imprimen donde toca.
• Explicar al encargado cómo será el día del cambio.

#El día del cambio (un día flojo, a ser posible a principio de mes):

• Por la mañana: último cierre y exportación final del TPV antiguo.
• Servicio: todo en el TPV nuevo.
• Por la noche: cierre de caja y comprobar que cuadra.
• TPV antiguo: no lo des de baja todavía, por si hay que volver atrás o falta algún dato.

#De la primera a la cuarta semana: estabilizar

• Revisión rápida al final de cada turno.
• Apuntar las incidencias y resolverlas.
• Repetir la formación en lo que más cueste.
• Al final del primer mes, si todo va bien y tienes todas las exportaciones, das de baja el antiguo.

#Errores habituales al cambiar de TPV

Por orden de frecuencia:

#Cambiar en plena temporada

No cambies en diciembre, en Semana Santa, en plena temporada de terraza ni en el mes que más facturas. Un mal día en temporada alta sale carísimo. Elige un mes tranquilo.

#Subestimar el repaso de la carta

Aunque importes la carta, habrá que tocar mucho a mano: modificadores, partidas, IVA, variantes. Calcula lo que crees que tardarás y multiplícalo por 1,5.

#No hacer prueba en paralelo

Pasar de golpe del sistema viejo al nuevo el primer día es la causa más común de un arranque desastroso. Haz al menos una semana de prueba con el nuevo antes del cambio.

#Saltarse la formación

El equipo tiene la memoria muscular del sistema antiguo. El nuevo les parecerá más lento las dos primeras semanas, por bueno que sea. Fórmalos de forma explícita.

#Dar de baja el antiguo demasiado pronto

Mantenlo un mes después del cambio, aunque sea en la cuota más baja. Si algo sale mal o falta una exportación, puedes volver o recuperar los datos. Ese mes extra es un seguro barato.

#Olvidarse de los registros fiscales

Dar de baja el TPV antiguo sin haber exportado tickets y cierres. Si Hacienda te los pide dentro de tres años, tienes que poder darlos.

#No avisar al gestor

Tu gestor lleva años recibiendo los datos del TPV antiguo en un formato. Confirma con él qué necesita del nuevo y desde qué fecha. Mejor que el cambio coincida con el inicio de un trimestre.

#Cómo sabes que la migración ha salido bien

Al mes del cambio deberías tener:

• Cierres de caja diarios sin problemas en el TPV nuevo.
• El cajón cuadrando cada día.
• El equipo trabajando igual de rápido que antes (o más).
• Las integraciones funcionando.
• Tu gestor recibiendo lo que necesita.
• Todo lo del TPV antiguo exportado y guardado.
• Quejas de clientes por el cambio: ninguna o casi ninguna.

Si falta algo, resuélvelo antes de dar de baja el antiguo.

#Cuándo no merece la pena cambiar

Hay casos en los que cambiar es mala idea aunque el TPV nuevo sea mejor:

• Vas a cerrar o traspasar el negocio en menos de un año. El cambio se amortiza en dos o tres años de uso.
• El equipo no quiere. Un equipo que rechaza el cambio acabará boicoteando el sistema nuevo. Resuelve primero eso.
• La permanencia del contrato actual cuesta más que seis meses del nuevo. Espera a que acabe.

Si no estás en ninguno de estos casos y el TPV nuevo es claramente mejor, el cambio se paga en menos de un año para la mayoría de hosteleros.

YoTPV funciona en móviles y tablets Android y en ordenadores Windows, así que, si tu hardware actual es Android o Windows, muchas veces puedes reutilizarlo. Lo que cuesta lo tienes en precios.

#Relacionados

• ¿Cuánto se tarda en instalar un TPV? - el calendario de la puesta en marcha.
• Contratos de TPV - permanencias, renting y letra pequeña.
• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - para elegir el nuevo.