Normativa del TPV en España - VeriFactu, Ley Antifraude y TicketBAI

La normativa del TPV es uno de esos temas en los que las leyes suenan aterradoras y la respuesta práctica es "tu proveedor de TPV se encarga de casi todo, y tú te encargas de la disciplina del día a día".

Eso sí, "casi todo" no es todo, y lo que te toca a ti importa. En España, además, hay una normativa propia (la Ley Antifraude y VeriFactu) que cambia las reglas para cualquier bar, cafetería o restaurante que factura con un programa. Este es el desglose práctico.

#La Ley Antifraude 11/2021: el punto de partida

La Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, modificó la Ley General Tributaria para prohibir el llamado software de doble uso: programas de facturación que permiten ocultar ventas, borrar tickets sin dejar rastro o llevar una "caja B".

Lo que establece:

• Los programas de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• Queda prohibido fabricar, vender o tener programas que permitan alterar las ventas registradas.
• Sanción de 50.000 € por ejercicio a quien use un programa que no cumple, y de 150.000 € por ejercicio a quien lo fabrique o lo comercialice.

Lo importante para un hostelero: la multa por tener el programa equivocado no depende de si has defraudado o no. Basta con usarlo.

#El Reglamento: RD 1007/2023

El Real Decreto 1007/2023 desarrolla la ley y fija los requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación (el llamado Reglamento Verifactu). Una orden ministerial posterior (la Orden HAC/1177/2024) concreta el formato de los registros.

Lo que exige a cualquier TPV que emita tickets o facturas:

• Por cada ticket se genera un registro de facturación con los datos de la venta.
• Cada registro lleva una huella (un hash) que incluye la huella del registro anterior. Si alguien cambia o borra un ticket antiguo, la cadena se rompe y se nota.
• Los errores no se borran: se corrigen con un nuevo registro (anulación o rectificativa) que deja rastro.
• El ticket impreso lleva un código QR que el cliente puede escanear para comprobarlo en la web de la AEAT.
• El fabricante del software firma una declaración responsable de que su sistema cumple.

El reglamento permite dos formas de cumplir.

#Qué es VeriFactu (y cuándo te afecta)

VERI*FACTU es la primera modalidad: el TPV envía automáticamente cada registro de facturación a la AEAT en el momento de la venta. Los tickets llevan la leyenda "VERI*FACTU" junto al QR. Es la opción más sencilla para el hostelero: si Hacienda ya tiene tus registros, no hace falta guardarlos firmados uno a uno ni entregarlos cuando te los pidan.

La segunda modalidad, No VERI*FACTU, consiste en guardar los registros en tu propio sistema, firmados electrónicamente y con un registro de eventos, y entregarlos a la AEAT cuando los pida. Es técnicamente más exigente y la mayoría de proveedores de hostelería se están decantando por VeriFactu.

¿Cuándo es obligatorio? Las fechas se han movido más de una vez, y no queremos que este artículo se quede desfasado. Lo que es seguro: VeriFactu llega, y afecta a sociedades y a autónomos que facturan con programa informático en territorio común. Tienes las fechas vigentes y quién queda fuera en nuestra guía Qué es VeriFactu, que mantenemos al día.

Lo que te toca a ti:

• Elegir un TPV cuyo fabricante tenga publicada su declaración responsable.
• Tener bien dados de alta tus datos fiscales (razón social, NIF) en el TPV.
• No intentar saltarte el sistema: nada de tickets "de prueba" para cobrar en negro ni borrar ventas.
• Revisar de vez en cuando que los envíos a la AEAT salen bien.

Lo que le toca al proveedor:

• Toda la parte técnica: los registros, la cadena de huellas, el envío a la AEAT, el QR y la declaración responsable.

YoTPV lleva VeriFactu integrado sin módulo aparte, y su declaración responsable es pública en /declaracion-responsable.

#TPV homologado: lo que de verdad significa

Muchos operadores buscan un "TPV homologado por Hacienda". Conviene aclararlo: la AEAT no homologa ni certifica programas. No existe una lista oficial de TPV aprobados.

Lo que existe es la declaración responsable del fabricante, un documento en el que se compromete a que su sistema cumple el RD 1007/2023. Si el programa no cumple, la sanción cae sobre el fabricante y también sobre el negocio que lo usa.

Así que, cuando un comercial te diga "nuestro TPV está homologado", la pregunta correcta es: "¿Dónde está publicada vuestra declaración responsable y qué versión del programa cubre?"

#País Vasco: TicketBAI y Batuz

Si tu local está en Álava, Bizkaia o Gipuzkoa, VeriFactu no te aplica: tienes tu propio régimen foral, TicketBAI. La idea es parecida (cada ticket se firma, se encadena, lleva un QR y se envía a la Hacienda Foral), pero el formato y los envíos son distintos.

• Álava y Gipuzkoa: TicketBAI.
• Bizkaia: Batuz, que combina TicketBAI con el libro de registro de operaciones económicas (LROE).
• Navarra tiene también su propio régimen foral; consulta a tu asesor qué te aplica.

Un TPV preparado para VeriFactu no está automáticamente preparado para TicketBAI. Si tienes locales en el País Vasco, pide al proveedor que te confirme TicketBAI por escrito. YoTPV hoy cubre VeriFactu, no TicketBAI, y no permite activar VeriFactu en territorio foral.

#El ticket: qué tiene que llevar

En hostelería, lo normal es emitir facturas simplificadas (el ticket de toda la vida). El Reglamento de facturación permite factura simplificada en hostelería y restauración hasta 3.000 € IVA incluido.

Un ticket tiene que incluir, como mínimo:

• Número y, si la hay, serie (correlativos, sin huecos).
• Fecha de expedición.
• NIF y nombre o razón social de quien lo emite.
• Descripción de lo vendido.
• Tipo de IVA aplicado (o la mención "IVA incluido").
• Importe total.

Con VeriFactu se añaden el código QR y, en su modalidad, la leyenda "VERI*FACTU".

Si un cliente te pide factura completa (con sus datos fiscales), el TPV debe poder emitirla.

Lo que te toca a ti:

• No cambiar a mano la numeración.
• Conservar los registros el tiempo legal: al menos cuatro años a efectos fiscales, y seis según el Código de Comercio.

#IVA en hostelería

Lo sencillo:

• El servicio de hostelería y restauración (comidas y bebidas servidas en el local, incluidas las alcohólicas) va al 10%.
• Lo que no es servicio de hostelería (por ejemplo, tabaco o artículos de merchandising) suele ir al 21%.

Lo que se complica:

• Ventas para llevar y a domicilio, sobre todo de bebidas alcohólicas.
• Productos que vendes como tienda además de como bar.
• Cambios de tipo que el Gobierno aprueba de vez en cuando.

Ante la duda, pregúntale a tu asesor y configura el TPV según lo que te diga.

Lo que te toca a ti:

• Asignar a cada producto o familia el tipo de IVA correcto.
• Cambiarlo cuando cambie la ley.
• Presentar tus declaraciones de IVA (o que lo haga tu gestor).

Lo que le toca al proveedor:

• Aplicar bien el tipo en cada venta y desglosarlo en el ticket.
• Darte informes de ventas por tipo de IVA que tu gestor pueda usar directamente.

Lo que sale mal: dar de alta una familia entera con el tipo equivocado y descubrirlo meses después, en una inspección.

#Pagos con tarjeta (PCI DSS)

PCI DSS es la norma del sector de las tarjetas para proteger los datos del titular. La mayoría de bares y restaurantes son nivel 4: un cuestionario de autoevaluación anual, normalmente gestionado con tu banco.

Lo que te toca a ti:

• No apuntar nunca números de tarjeta, ni en papel ni en notas del TPV.
• No aceptar datos de tarjeta por teléfono si no tienes un sistema preparado para ello.
• Rellenar el cuestionario anual si tu banco te lo pide.

Si cobras con el datáfono de tu banco y tu TPV solo registra el cobro (como hace YoTPV), los datos de la tarjeta nunca pasan por el TPV, lo que simplifica mucho esta parte.

#RGPD y datos de clientes

El RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) se aplican a cualquier dato personal: el correo del cliente al que envías el ticket, el teléfono de una reserva, los datos de tu personal.

Lo que te toca a ti:

• Recoger solo los datos que necesitas, con una base legal clara.
• Tener una política de privacidad visible.
• Atender las peticiones de acceso o borrado en el plazo de un mes.
• Notificar a la AEPD una brecha grave en 72 horas.

Lo que le toca al proveedor:

• Firmar contigo un contrato de encargado del tratamiento.
• Darte herramientas para exportar o borrar los datos de un cliente.

#Alérgenos

El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar de los 14 alérgenos principales en cada plato. Puede ser en la carta, en un cartel o a petición del cliente, pero la información tiene que existir y el equipo tiene que saber darla.

Algunos TPV permiten guardar los alérgenos de cada plato; muchos no. En cualquier caso, la responsabilidad de que la información sea correcta es tuya.

#Registro de jornada

Desde 2019, todas las empresas en España deben registrar la hora de entrada y salida de cada trabajador. Si usas el TPV para fichar, revisa cada semana que los datos son correctos y cuadran con las nóminas. Si no, necesitas otro sistema de registro de jornada.

#Qué comprobar antes de elegir proveedor

Para un bar o restaurante en España, verifica que el proveedor:

1. Tiene publicada su declaración responsable del RD 1007/2023, y dice qué versión cubre.
2. Cubre tu territorio: VeriFactu en territorio común, TicketBAI en el País Vasco.
3. Da informes por tipo de IVA en un formato que tu gestor acepte.
4. Firma un contrato de encargado del tratamiento (RGPD).
5. No permite borrar ventas sin dejar rastro. Si en la demo te enseñan a "limpiar" la caja, sal corriendo.

#La lista mínima de cumplimiento

• El TPV tiene declaración responsable publicada (comprobado).
• VeriFactu o TicketBAI, según tu territorio (comprobado).
• Datos fiscales del negocio bien dados de alta.
• Tipos de IVA revisados con tu asesor.
• Contrato de encargado del tratamiento firmado.
• Política de privacidad visible.
• Equipo formado: nada de apuntar tarjetas ni de saltarse el sistema.
• Información de alérgenos disponible.
• Registro de jornada en marcha.
• Registros conservados el plazo legal.

Si tienes todo esto, cumples con lo principal. El resto es disciplina del día a día.

#Relacionados

• ¿Qué es un TPV de hostelería y cómo funciona? - lo básico, sin jerga.
• Qué es VeriFactu - fechas vigentes y quién queda fuera.
• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.