¿Qué es un TPV de hostelería y cómo funciona?

Un TPV (terminal punto de venta) es el programa, y el aparato donde funciona, que gestiona el momento de la venta en tu negocio. Un cliente pide algo. El TPV lo apunta, calcula lo que hay que cobrar, registra el pago, emite el ticket y guarda lo que acaba de pasar para que puedas consultarlo después.

Esa es la versión corta. En hostelería, un TPV hace bastante más que cobrar: es el sistema nervioso del servicio. Vamos a ver qué es exactamente, cómo funciona en un bar o restaurante y cuándo lo necesitas de verdad.

#Qué es un TPV de hostelería: lo mínimo que hace

Cualquier TPV, sea del proveedor que sea, hace estas cuatro cosas:

1. Registra lo que se vende. Tocando un botón de la carta, escaneando un código o tecleando un importe.
2. Registra cómo se paga. Efectivo, tarjeta (con chip, contactless, móvil) o una mezcla. En muchos locales la tarjeta se cobra en el datáfono del banco y el TPV apunta ese cobro.
3. Emite el justificante. El ticket (factura simplificada) impreso o enviado por correo, con su IVA desglosado.
4. Guarda la venta. Un registro que el encargado, el gestor y, cada vez más, la Agencia Tributaria pueden consultar después.

Si un sistema no hace estas cuatro cosas, no es un TPV: es una calculadora o un datáfono.

#Cómo funciona un TPV de hostelería en un servicio real

Pongamos un bar de tapas un viernes por la noche con terraza y barra.

1. Se abre la mesa. El camarero toca la mesa 7 de la terraza en el plano de sala. El TPV sabe qué mesas están libres, ocupadas o esperando la cuenta.
2. Se toma la comanda. Dos cañas, unas bravas, una ración de croquetas "sin prisa". Si el TPV funciona en el móvil, el camarero lo marca en la propia mesa en lugar de memorizarlo y volver a la barra.
3. Se envía a cada partida. Las cañas salen en la barra; las bravas y las croquetas, en la impresora o pantalla de cocina. Cada uno ve solo lo suyo, con el número de mesa bien grande.
4. Se sigue el servicio. Si la mesa pide otra ronda, se añade a la misma cuenta. Si un plato vuelve a cocina, queda registrado quién lo anuló y por qué.
5. Se saca la cuenta. El TPV calcula el total con el IVA (en hostelería, normalmente el 10%), la divide si los clientes quieren pagar por separado y la imprime.
6. Se cobra. En efectivo, el TPV calcula el cambio y abre el cajón. Con tarjeta, se pasa por el datáfono y el TPV registra el cobro.
7. Se cierra el día. Al final del servicio, el cierre de caja suma ventas por forma de pago, por camarero y por familia de productos, y te dice cuánto efectivo debería haber en el cajón.

Esto es el funcionamiento básico. Todo lo demás (informes, stock, varios locales) se construye encima.

#Lo que hace un TPV más allá del mínimo

La mayoría de TPV modernos añaden funciones que quitan trabajo manual:

• Plano de sala y mesas - ver de un vistazo qué mesas tienen gente, cuánto llevan y quién las atiende.
• Envío a cocina y barra - por impresora o por pantalla de cocina (KDS), con platos por tiempos (entrantes, principales, postres).
• Informes - ventas por hora, día, semana y mes; por familia, por camarero y por forma de pago.
• Control de personal - cada camarero entra con su PIN, así que cada venta, anulación o invitación tiene nombre.
• Cumplimiento fiscal - tickets con su IVA desglosado y, en España, registros de facturación preparados para VeriFactu.
• Varios locales - para quien tiene más de un bar o restaurante.
• Integraciones - con tu programa de contabilidad, tu sistema de reservas o las plataformas de reparto.

Cada tipo de negocio usa esto de forma distinta. Un restaurante vive del plano de sala y el envío a cocina. Una cafetería vive de la velocidad en barra. Un hotel necesita cargar consumos a la habitación.

#Manejo del TPV de hostelería en el día a día

El manejo de un TPV se mide en toques. Un camarero en un turno fuerte puede usar la pantalla de comanda 200 o 300 veces, así que lo que importa es:

• Cuántos toques cuesta lo más habitual. Abrir mesa, añadir una caña, enviar. Si son más de tres o cuatro toques, el servicio se nota más lento.
• Que la mesa siempre esté a la vista. El número de mesa tiene que verse claro en la pantalla de comanda para no mandar la ración de la 12 a la 8.
• Que dividir la cuenta sea fácil. "Esto lo pago yo y lo otro mi amiga" pasa cada noche.
• Que un camarero nuevo aprenda en un turno. Si hace falta una semana de formación, el programa es demasiado complicado.

Pide al proveedor que te deje probarlo con tu carta real y tu equipo real durante unos días. El manejo se nota usando el TPV, no leyendo el folleto.

#¿Necesitas de verdad un TPV?

Es la pregunta que la mayoría de artículos evita contestar con sinceridad. La respuesta honesta:

#Casi seguro que lo necesitas si:

• Tienes un bar, cafetería o restaurante con más de un camarero.
• Haces más de 15 o 20 ventas al día.
• Cobras más de un tercio de las ventas con tarjeta.
• Tienes cocina y sala separadas y necesitas que las comandas lleguen bien.
• Facturas con programa informático en España (la Ley Antifraude y VeriFactu se aplican a esos programas).
• Necesitas saber qué se vendió, cuándo y quién lo vendió, para tu gestor o para decidir la carta.

Si se cumplen dos o más, un TPV se paga solo.

#Probablemente no lo necesitas si:

• Eres un puesto de mercadillo con cuatro o cinco ventas al día. Un datáfono sencillo y una libreta te bastan.
• Eres un autónomo que factura servicios. Necesitas un programa de facturación, no un TPV.

#Zona gris:

• Un negocio de una sola persona con 5 a 30 ventas al día puede apañarse sin TPV, pero sufrirá con los informes y el cierre en cuanto crezca. Es más fácil empezar con uno sencillo que migrar después.
• Negocios de temporada (chiringuitos, terrazas de verano): busca un TPV que puedas pausar fuera de temporada.

#Lo que cuesta no tener TPV

Si estás en el grupo de "casi seguro que lo necesitas" y no lo tienes, los costes visibles son:

• Apuntar ventas a mano o en una hoja de cálculo: con errores, fácil de saltarse y un suplicio a final de trimestre.
• Comandas que se pierden entre la sala y la cocina.
• Sin trazabilidad del personal: no sabes quién anuló qué.
• Sin informes: no puedes contestar preguntas básicas sobre tu propio negocio.

Los costes invisibles son mayores:

• Los clientes esperan más para pagar. Algunos se van.
• Tu gestor te cobra más porque los datos llegan desordenados.
• No detectas a tiempo los descuadres de caja.
• Si Hacienda te inspecciona, no puedes justificar tus ventas.

Para casi cualquier local de hostelería, la pregunta "¿necesito un TPV?" acaba siendo "sí, y la duda es cuál".

#Lo que un TPV no es

Conviene tener claro lo que un TPV no hace:

• No es tu contabilidad. Le pasa los datos a tu programa contable o a tu gestor (Holded, A3, Sage, Contasol), pero no lleva los libros ni presenta impuestos.
• No es tu sistema de reservas. Muchos restaurantes usan TheFork o CoverManager para reservar y el TPV solo para la comanda y el cobro.
• No es tu herramienta de marketing. Puede recoger el correo de un cliente para enviarle el ticket, pero las campañas se hacen en otra parte.
• No siempre cobra la tarjeta. Algunos TPV llevan el cobro integrado; otros, como YoTPV, registran el cobro que haces en el datáfono de tu banco.

Un TPV es una pieza más del negocio. La que más se usa, pero no la única.

#Cuánto cuesta (cifras orientativas del mercado)

Rangos mensuales habituales según tamaño:

• Puesto pequeño o temporada: 15-40 € al mes.
• Bar o restaurante pequeño: 30-100 € al mes.
• Negocio mediano: 100-250 € al mes.
• Varios locales: 300-800 € al mes.

A esto se suma el hardware: de 300 € a 2.500 € según cuántos puestos tengas y qué necesites (impresora, cajón, tablet o móviles). Usar móviles y tablets que ya tienes abarata mucho la factura; lo contamos en ¿Puedo usar mi tablet como TPV?.

Las comisiones del datáfono las pone tu banco, aparte del TPV.

#Por dónde empezar

Si ya has decidido que lo necesitas:

1. Apunta las tres cosas que más necesitas que haga (comandas a cocina, terraza con móviles, cierre de caja fiable, varios locales...).
2. Elige dos o tres proveedores que trabajen de verdad con hostelería.
3. Prueba los dos mejores con tu carta real, no con la demo del proveedor.
4. Comprueba qué pasa si se cae internet en mitad del servicio. Lo explicamos en ¿Qué pasa cuando se cae tu TPV?.
5. Quédate con el que prefiera tu equipo después de una semana.

No te pases investigando. La seguridad viene de usar el sistema, no de leer más opiniones.

YoTPV es un TPV para hostelería que funciona en móviles y tablets Android y en ordenadores Windows, sigue funcionando si se cae internet y trae VeriFactu integrado. Si quieres ver cuánto cuesta, tienes los planes en precios.

#Relacionados

• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.
• Normativa del TPV en España: VeriFactu y Ley Antifraude - lo que tu TPV tiene que cumplir.