¿Cuánto se tarda en instalar un TPV en un bar o restaurante?

Un proveedor de TPV te puede decir cualquier cosa, desde "listo en una hora" hasta "proyecto de implantación de 12 semanas". La realidad está en una franja más estrecha, y depende mucho más del tamaño de tu negocio que del sistema que elijas.

Este es un calendario realista.

#Un solo local, TPV moderno que configuras tú

Ejemplos: una cafetería, un bar de tapas, un restaurante de menos de 60 plazas.

Tiempo: unos dos días de trabajo tuyo, repartidos en una semana.

Fase	Tiempo	Qué se hace
Alta y cuenta	30 min	Datos del negocio, correo, forma de pago
Datos fiscales	30 min	Razón social, NIF, dirección, tipos de IVA y VeriFactu
Hardware	30 min	Pedir lo que falta o reutilizar móviles, tablets y ordenador
Carta	4-8 h	Familias, productos, modificadores, precios, IVA, destino de cada producto (cocina o barra)
Sala	1-2 h	Zonas (comedor, barra, terraza) y mesas
Impresoras	1-2 h	Conectar, imprimir una prueba, comprobar que cada comanda sale donde toca
Personal y PIN	30 min	Una ficha por persona, con su puesto y su PIN
Servicio de prueba	2 h	Simular un servicio con el equipo, de la comanda al cierre de caja
Arranque	-	Un turno tranquilo

Calendario: una semana. Horas tuyas: unas 16. El resto es esperar el hardware y encajar los huecos en tu agenda.

El datáfono no suele entrar en esta lista: lo instala tu banco y, si tu TPV no está integrado con él, no hay nada que emparejar. Si quieres saber en qué se diferencian, lo contamos en TPV o datáfono.

#Varios locales o un negocio más grande

Ejemplos: un grupo con dos o tres restaurantes, una cadena pequeña de cafeterías.

Tiempo: dos o tres semanas de trabajo tuyo.

Qué cambia:

• La carta se monta una vez y se aplica a cada local, con sus ajustes de precio si los hay.
• Cada local tiene sus impresoras, sus zonas y su personal: una o dos horas por local.
• La formación va local por local; cuenta un día por cada uno.
• Hay que decidir quién ve los informes de qué local.

Calendario: tres o cuatro semanas. Horas tuyas: de 40 a 60.

#Implantación llevada por el proveedor

Ejemplos: una cadena de diez locales o más, un hotel con su programa de gestión (PMS), un grupo con integraciones a medida.

Tiempo: de 6 a 12 semanas, a menudo más.

Más o menos:

• Análisis de necesidades (2 semanas).
• Configuración e integraciones (3-6 semanas).
• Pruebas (2 semanas).
• Local piloto (1 semana).
• Despliegue por fases (2-6 semanas).

Lo que cobra el proveedor por la implantación puede ir de 5.000 a 50.000 € según la complejidad.

Para la mayoría de bares y restaurantes independientes, esto sobra. Tiene sentido en cadenas, en hoteles que necesitan cargar consumos a la habitación o en negocios con integraciones muy específicas.

#En qué se va el tiempo

Por orden, en una instalación que haces tú:

#1. La carta

Es entre el 60 y el 80% del trabajo. Una carta de 50 platos lleva de 4 a 8 horas bien hecha: con sus modificadores, sus precios, su IVA y su destino (la caña a la barra, las croquetas a cocina, el tiramisú a postres).

Para acortarla:

• Importa la carta desde una hoja de cálculo si el TPV lo permite. YoTPV permite importar productos, familias y modificadores desde un CSV, y también el personal.
• Empieza por lo que más vendes y añade el resto después.
• No intentes dejar perfectos los modificadores a la primera; se pulen con el uso.

#2. Impresoras y red

Cuenta media mañana para un puesto, y casi un día para dos. Cada impresora de más, entre 30 y 60 minutos. La red es lo más lento: una vez que las impresoras tienen una dirección fija y han impreso la prueba, el resto va rápido. Si dudas entre Bluetooth, USB o red, lo explicamos en impresoras Bluetooth o de red.

#3. Formación del equipo

Cuenta de 2 a 4 horas por persona, incluido un servicio de prueba. Para un equipo de seis, un día y medio o dos repartidos en varias sesiones. Los extras de verano también necesitan su sesión, aunque sea corta.

#4. Integraciones

Cada integración (contabilidad, reservas, reparto) añade de 1 a 3 horas. Algunas se activan con un botón; otras piden configuración técnica. Mira cuáles necesitas de verdad en integraciones del TPV.

#5. IVA y VeriFactu

Se suele subestimar. Comprueba que cada familia lleva su tipo de IVA (el 10% para lo que se sirve en el local, alcohol incluido; el 21% para lo que no es hostelería), que los datos fiscales están bien y que el ticket sale con lo que tiene que llevar. En territorio común, el TPV tiene que estar preparado para VeriFactu; YoTPV lo trae integrado. Si estás en el País Vasco, tu régimen es TicketBAI, que YoTPV no cubre. Hazlo bien antes de arrancar: un tipo de IVA mal puesto se arrastra en cada ticket.

#Qué acorta el plazo

• Plantillas de carta. Algunos TPV traen una carta de ejemplo que adaptas en lugar de empezar de cero.
• Importación desde CSV. Montas la carta en Excel y la subes de una vez.
• Usar los dispositivos que ya tienes. Si el TPV funciona en móviles y tablets Android o en un ordenador Windows, no esperas a que llegue nada. Lo contamos en ¿puedo usar mi tablet como TPV?.
• Configuración desde la oficina. Montas la carta y el personal desde casa antes de pisar el local.
• Un modo de pruebas. Practicar con ventas de prueba que luego desaparecen. En YoTPV, al pasar a real se borran las ventas de prueba y se queda toda la configuración.

#Qué no se puede acortar

• La curva de aprendizaje del equipo. Hasta el mejor TPV necesita unas horas de práctica por persona.
• La entrega del hardware. De uno a siete días según quién lo envíe.
• Las pruebas en tu local. Un TPV que va perfecto en la demo puede dar sorpresas con tu WiFi, tu cocina y tu carta. Deja una semana de margen.

#Cuándo arrancar

No arranques:

• La semana antes de Navidad, Semana Santa, un puente o las fiestas del pueblo.
• En plena temporada de terraza o en agosto si es tu mes fuerte.
• En fin de semana.
• Con el encargado de vacaciones.
• Cuando acabas de cambiar a medio equipo.

Sí arranca:

• Un día flojo de principio de semana.
• Con un talonario o comandas en papel a mano (no porque vayas a necesitarlo, sino porque el equipo está más tranquilo sabiendo que está ahí).
• Después de al menos un servicio de prueba.
• Con el teléfono de soporte del proveedor guardado en el móvil.

#Qué falla el primer día

Aun con buena preparación, cuenta con dos a cuatro tropiezos la primera semana:

• Un modificador mal configurado (cocina recibe "con cebolla" cuando era "sin cebolla").
• Una impresora que a veces no imprime.
• Un camarero que todavía no domina cómo anular una línea.
• Un cobro con tarjeta que en el TPV se marca con otra forma de pago y descuadra el cierre.

Para gestionarlo:

• Apunta cada incidencia en una nota compartida.
• Revísalas al final del día, no en mitad del servicio.
• Arregla las fáciles y abre una consulta con soporte para las difíciles.

Al final de la segunda semana deberían ser casi cero.

#Cómo sabes que estás listo

Estás listo para arrancar cuando:

• La carta está completa, con su IVA.
• El hardware funciona y has hecho un servicio de prueba de principio a fin.
• Todo el equipo ha hecho al menos una sesión de formación.
• Has sacado un cierre de caja con datos de prueba y lo has cuadrado.
• Has abierto el cajón y hecho un arqueo.
• Has registrado un cobro con tarjeta pasado por el datáfono.
• La cocina ha recibido comandas de prueba en su impresora o pantalla.
• El ticket sale con tus datos fiscales y, si te toca, el QR de VeriFactu.

Si algo de esto está "pendiente", retrasa el arranque. Esperar una semana más cuesta mucho menos que un primer servicio caótico.

#Relacionados

• Cómo cambiar de TPV sin perder datos - si vienes de otro sistema.
• Errores al elegir un TPV - lo que conviene comprobar antes.
• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.