Errores al elegir un TPV para tu bar o restaurante (y cómo evitarlos)

Después de ver muchas instalaciones de TPV salir bien y mal, los mismos errores aparecen una y otra vez. Ninguno es grave por sí solo; juntos convierten un TPV que funciona en un dolor de cabeza diario. Estos son los más comunes en bares, cafeterías y restaurantes, y cómo evitar cada uno.

#Errores al elegir el TPV

#1. Comprar por la demo y no por la prueba

La demo enseña el sistema en su mejor versión, manejado por alguien que sabe dónde está cada botón. La prueba enseña lo que pasa cuando tu equipo lo usa con prisas. Prueba siempre. No compres nunca solo por una demo.

#2. Pagar por funciones que nunca vas a usar

Programas de fidelización, inteligencia artificial para la carta, campañas de marketing, informes avanzados... Todo suena bien. La mayoría de hosteleros no los usa nunca. Contrata lo que encaja con tu forma de trabajar hoy y amplía después si hace falta.

#3. No sumar el precio por dispositivo

El precio de portada es 30 € al mes. Luego son 25 € al mes por cada dispositivo adicional. Con cuatro dispositivos (caja, dos móviles y la pantalla de cocina) no pagas 30 €, pagas 105 €. Calcula siempre el precio total con todo lo que vas a usar.

#4. Olvidarse de las comisiones del datáfono

La tarjeta suele ser el gasto más grande ligado al cobro. El porcentaje es solo una parte: también cuentan la cuota mensual del datáfono, el coste por operación, las tarjetas de empresa o extranjeras (en zonas turísticas pesan mucho) y cuándo te abonan el dinero. Negocia la comisión total con tu banco, no solo el porcentaje que te anuncian, y compara con otro banco antes de firmar.

#5. Atarte a un hardware concreto

El hardware del proveedor a precio de oro te ata a él. Elige un TPV que funcione con dispositivos normales: un móvil o una tablet Android, un ordenador con Windows.

#6. Firmar un renting o una permanencia sin leer la letra pequeña

Es el error más caro en España. Una cuota de 100 € al mes con un renting a 48 meses son 4.800 € comprometidos, y en muchos rentings el contrato es con una financiera: si el programa falla o el proveedor desaparece, la financiera sigue cobrando. Lee cada cláusula. No firmes permanencias de más de 12 meses. Lo explicamos a fondo en Contratos de TPV: permanencia, renting y letra pequeña.

#7. Elegir sin el equipo

Tus camareros usan el TPV cien veces más que tú. Si lo odian, el servicio se resiente. Que estén en la demo y en la prueba, y escucha lo que dicen.

#8. No pedir la declaración responsable de VeriFactu

Con la Ley Antifraude, usar un programa de facturación que no cumple puede costarte una sanción de 50.000 € por ejercicio, aunque no hayas defraudado nada. Antes de firmar, pide al proveedor su declaración responsable del RD 1007/2023 y comprueba que cubre tu territorio (VeriFactu en territorio común, TicketBAI en el País Vasco). Desconfía de cualquier TPV que ofrezca "borrar" tickets o un modo para que ciertas ventas no cuenten. Tienes los detalles en Normativa del TPV en España.

#Errores al poner en marcha el TPV

#9. Arrancar en plena temporada

No cambies de TPV en agosto, en Navidad, en Semana Santa ni en las fiestas del pueblo si son tu temporada fuerte. Elige un lunes o un martes tranquilo, a ser posible en temporada baja.

#10. Saltarte la doble marcha

Tener los dos sistemas funcionando unos días antes del cambio detecta los problemas sin que los note el cliente. Saltártelo no ahorra nada y lo arriesga todo.

#11. Subestimar el alta de la carta

Una carta de 50 platos, con sus raciones y medias raciones, sus opciones ("el punto de la carne", "sin cebolla"), sus familias y su tipo de IVA, lleva de 4 a 8 horas de trabajo cuidadoso, no una. Si además tienes carta de mediodía, de noche y de terraza, más. Planifícalo.

#12. No revisar los tipos de IVA

Lo servido en el local va al 10%, incluidas las bebidas alcohólicas, pero el tabaco o el merchandising suelen ir al 21%, y lo que vendes para llevar puede tener su propio tratamiento. Dar de alta una familia entera con el tipo equivocado y descubrirlo en el cierre del trimestre es un clásico. Revisa los tipos con tu gestor antes de abrir.

#13. No probar qué pasa sin internet

La primera vez que descubras que el TPV no funciona sin internet no debería ser en mitad de un servicio. Pruébalo desconectando el router en un rato tranquilo: abre una mesa, manda una comanda a cocina y cobra. Lo contamos en ¿Qué pasa cuando se cae tu TPV?.

#14. Dejar las integraciones para después

La exportación a tu gestor o a tu programa de contabilidad, la conexión con tu sistema de reservas... Configúralas durante la doble marcha, no a los 30 días, cuando los datos pendientes ya se han acumulado.

#15. Arrancar sin plan B

Si el TPV nuevo tiene un mal día, ¿qué haces? Lo razonable: talonario de comandas y tickets de papel durante dos semanas y el TPV antiguo sin dar de baja durante un mes. Tener el plan tranquiliza al equipo aunque no se use nunca.

#Errores en el día a día

#16. Compartir el PIN

Es la primera causa de que el registro de quién hizo qué no sirva para nada. Cada persona del equipo tiene que tener su PIN. No se comparte, no se apunta en un pósit pegado a la caja y no hay excepciones "solo por esta noche". Sin PIN propio, no sabrás quién anuló una caña ni quién invitó a la ronda.

#17. Saltarse el cierre de caja

Un solo turno sin contar el cajón rompe la cadena. A partir de ahí, un descuadre es imposible de investigar. Haz el cierre de caja en cada turno, sin excepciones.

#18. Dejar la gestión abierta

El encargado entra en la gestión desde la tablet de la barra para mirar un informe. Se va. Cualquiera abre la pantalla y ve datos que no debería, o peor, cambia precios. Cierra siempre la sesión y, si el TPV lo permite, activa el cierre automático.

#19. No cambiar las contraseñas por defecto

Algunos sistemas vienen con un usuario y contraseña de administrador por defecto. Hay que cambiarlos antes de abrir. Un proveedor que permite contraseñas como "admin" o "1234" es un riesgo; anótalo.

#20. Aplazar las actualizaciones

El proveedor publica una actualización con parches de seguridad. El equipo la aplaza porque "estamos a tope". Los fallos se acumulan. Programa las actualizaciones en horas tranquilas, pero no las aplaces indefinidamente.

#21. No mirar los informes

El TPV saca buenos informes. Nadie los abre. Las decisiones sobre la carta se toman a ojo. La inversión en el TPV se desperdicia.

La disciplina: 5 minutos al día, 15 a la semana, 45 al mes. Ponlo en el calendario.

#22. Tratar el TPV como algo que se configura una vez

La carta cambia. Los precios cambian. El personal cambia. Los tipos de IVA cambian de vez en cuando. La configuración del TPV tiene que acompañar. Revisa cada trimestre la carta, los precios, el personal dado de alta y las integraciones.

#Errores a largo plazo

#23. No cambiar cuando el TPV se te ha quedado pequeño

El sistema era el adecuado cuando abriste. Tres años después tienes un segundo local, terraza el doble de grande y el doble de cubiertos. El sistema no da más de sí, pero sigues con él porque cambiar da pereza.

Cambiar cuesta. Quedarte con un sistema que ahoga tu negocio cuesta más, solo que se nota menos.

#24. Cambiar demasiado a menudo

Cada cambio cuesta de 20 a 50 horas de tu tiempo y una o dos semanas de servicio más lento. Cambiar cada año y medio porque lo nuevo brilla más sale caro. Cambia cuando el sistema actual de verdad no cubre lo que necesitas. Lo contamos en Cómo cambiar de TPV.

#25. No exportar tus datos de vez en cuando

Das por hecho que el proveedor siempre estará ahí. Hasta que no está. O tiene una caída. O decides cambiar.

Una vez al mes, exporta tu carta, tus ventas y tus informes y guárdalos fuera del TPV (Google Drive, Dropbox o un disco). Recuerda que tienes que conservar los registros de facturación varios años por obligación legal, cambies de proveedor o no. Es un seguro barato.

#26. Dejar que el precio suba sin mirarlo

La cuota era de 60 € al mes cuando empezaste. Tres años después es de 110 €. No lo has notado porque cada subida era pequeña.

Revísalo una vez al año: qué pagas, qué plan tienes y si usas lo que pagas. Negocia o baja de plan si te sobra.

#27. No vigilar la renovación

El contrato se renovó solo hace tres semanas con una subida del 25%. Se te pasó el plazo de preaviso. Ahora estás atado otro año.

Pon un recordatorio 90 días antes de cada renovación. Revisa el precio, mira alternativas y renegocia si hace falta.

#Cómo evitarlos

Tres costumbres que previenen casi todo lo anterior:

1. Leer el contrato entero antes de firmar. Media hora que te ahorra años de problemas.
2. Revisar con regularidad. Cada día, cada semana, cada mes, cada trimestre, cada año. Cada revisión evita que las cosas se desvíen.
3. Mantener la libertad de irte. Exporta tus datos, evita las ataduras, firma contratos cortos. Cuesta poco y, el día que la necesitas, vale muchísimo.

Estos errores no son fallos de inteligencia, son fallos de atención. Nadie cae en ellos porque sean complicados; cae porque deja de mirar el TPV en cuanto funciona.

No lo hagas.

#Relacionados

• Qué preguntar antes de contratar un TPV - la lista para la demo.
• Problemas comunes del TPV - los fallos del día a día.
• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.