Funciones del TPV que más tiempo ahorran en hostelería

En la ficha de cualquier TPV pone "ahorra tiempo". Casi nadie dice cuánto. Aquí lo calculamos.

Para un bar o restaurante pequeño, estas son las funciones que de verdad devuelven horas, ordenadas por horas ahorradas a la semana.

#1. El cierre de caja que llega solo por correo

Ahorro: 3-5 horas a la semana.

Sin ello: cada mañana el encargado entra al TPV, busca los informes, elige la fecha, exporta o hace una captura y se monta un resumen en la cabeza o en una hoja de cálculo. De 30 a 45 minutos al día.

Con ello: el cierre llega por correo al cerrar el día. Abres el móvil, lo miras y listo. Dos minutos.

Qué tiene que incluir: ventas totales, comparación con el mismo día de la semana pasada, productos más vendidos, anulaciones e invitaciones, y el descuadre de caja. Si eso está en el correo, el encargado casi nunca necesita entrar a la oficina. Qué informes mirar y cuándo lo contamos en los informes del TPV que importan.

YoTPV envía el cierre del día por correo, con el informe en PDF y CSV, a las personas que elijas, y puede mandar también un resumen semanal y uno mensual.

#2. Datos limpios para el gestor

Ahorro: 2-4 horas a la semana.

Sin ello: cada semana o cada trimestre exportas ventas, IVA y cobros, los reformateas para tu gestor, se los mandas y a veces hay idas y venidas porque algo no cuadra.

Con ello: el gestor recibe las ventas por tipo de IVA y por forma de pago tal como las necesita para el modelo 303, sin que tú toques nada. Si el TPV tiene integración directa con su programa de contabilidad, mejor todavía.

Lo único que falla: una mala configuración (ventas que caen en la cuenta que no es, o una familia con el IVA equivocado). Déjalo bien al principio y funciona años. Lo que conviene integrar y lo que no, en integraciones del TPV.

#3. Añadir modificadores sin ventanas emergentes

Ahorro: 1-2 horas a la semana por puesto.

Las cuentas: 5 segundos ahorrados por comanda con modificador ("sin cebolla", "poco hecho", "con hielo") × 200 comandas así por turno × 5 turnos a la semana = 83 minutos por puesto.

Con varios camareros tomando comandas, se multiplica. Un bar con cuatro puestos ahorra más de cinco horas a la semana si la pantalla de modificadores es ágil.

No lo notas hasta que pasas de un TPV que abre una ventana para cada modificador a uno que los muestra en la propia pantalla. Entonces es evidente al primer servicio.

#4. Envío automático a cada partida

Ahorro: 1-2 horas a la semana.

Sin ello: todas las comandas salen por la misma impresora y alguien las reparte a gritos entre la plancha, la fría y la barra. Hay errores.

Con ello: cada producto va solo a su partida según su familia. Lo caliente a la plancha, lo frío a la fría, las bebidas a la barra.

El ahorro directo es pequeño (unos segundos por comanda). El indirecto es grande: menos errores, menos platos repetidos y menos tensión en cocina.

#5. Ticket por correo en lugar de imprimirlo siempre

Ahorro: 30-60 minutos a la semana, más el papel.

Sin ello: cada cobro imprime un ticket. Algunos clientes lo cogen; la mayoría no. Hay que cambiar rollos, quitar atascos y limpiar la impresora.

Con ello: el ticket se imprime cuando el cliente lo quiere, y si lo prefiere se lo mandas por correo. Menos papel, menos mantenimiento de impresora y cobros más rápidos. YoTPV permite enviar el ticket por correo.

Ahorro real: de 30 a 60 minutos a la semana en líos de impresora, más el coste de los rollos (de 10 a 25 € al mes en un local con movimiento). Ten en cuenta que el ticket tienes que ofrecerlo siempre; lo que cambia es si se imprime o se envía.

#6. Cambios de carta en bloque

Ahorro: 2-4 horas por cada cambio de carta.

Sin ello: subir el precio de todos los vinos o cambiar el IVA de una familia exige editar producto a producto.

Con ello: seleccionas una familia entera y cambias precio, IVA o disponibilidad de una vez.

No es un ahorro semanal sino por cambio: carta de verano, carta de invierno, subida de precios, menú de Navidad. Con varios cambios al año, son decenas de horas.

#7. Cambio de turno con lectura X

Ahorro: 30-60 minutos a la semana.

Sin ello: el relevo es de palabra. No queda claro qué mesas siguen abiertas ni cuánto efectivo debería haber. El que entra hereda una foto a medias.

Con ello: una lectura X al cambio de turno muestra lo vendido, lo cobrado y lo pendiente sin cerrar el día. El descuadre queda apuntado y el siguiente turno empieza limpio.

5 minutos ahorrados en cada relevo × 14 relevos a la semana = 70 minutos.

#8. Marcar agotados con un toque

Ahorro: 15-30 minutos a la semana.

Sin ello: se acaba el pulpo. El cocinero lo grita, los camareros se lo van diciendo y aun así alguien lo marca y cocina tiene que mandar a decir que no hay.

Con ello: cocina o barra lo marca como agotado una vez y deja de poder pedirse en todos los dispositivos. YoTPV permite marcar productos como agotados para todo el local.

Parte del ahorro es directo (menos avisos de boca en boca) y parte indirecto (menos clientes a los que hay que decir que su plato no sale).

#9. Fondo de caja guardado

Ahorro: 20-30 minutos a la semana.

Sin ello: al abrir, el encargado cuenta el fondo, abre la caja, teclea el importe y abre el turno a mano. De 5 a 7 minutos.

Con ello: el TPV recuerda el fondo habitual. Confirmas el importe y listo. Un minuto.

Poca cosa por sí sola, pero suma con el resto.

#Lo que "ahorra tiempo" y no lo ahorra

Por orden de cuánto lo exageran los proveedores:

• Predicciones con IA. Previsiones de ventas o de cómo irá un plato. Revisar las sugerencias suele llevar más tiempo del que ahorran.
• Alertas de fraude en tiempo real. Avisos de transacciones "raras". Saltan tantas falsas alarmas que el equipo acaba ignorándolas. El informe diario detecta lo mismo con más fiabilidad.
• Precios dinámicos. Precios que suben y bajan según la demanda. En un bar de barrio, a los clientes no les gusta y casi nadie lo usa.
• Descuento de stock por escandallo. Resta ingredientes de cada receta al vender. En teoría te ahorra el inventario; en la práctica los escandallos se desajustan y hay que seguir contando cada semana.
• Tarjetas guardadas de clientes habituales. Útil en cadenas con clientes identificados. En la hostelería de barrio, donde la gente paga en el datáfono y se va, apenas se usa.

#Cuánto tiempo ahorra un TPV en total

Sumando lo realista en un restaurante pequeño:

Función	Horas a la semana
Cierre automático por correo	4
Datos limpios para el gestor	3
Modificadores ágiles	2
Cambios de carta en bloque	1 (de media)
Cambio de turno	1
Agotados	0,5
Envío automático a partidas	1
Otros pequeños ahorros	1
Total	13,5 horas a la semana

Con el encargado a unos 15 € la hora (con su coste de empresa), 13,5 horas a la semana son unas 700 horas y más de 10.000 € al año de tiempo. Eso paga la cuota del TPV muchas veces.

Y aunque tu caso sea más modesto, 13 horas a la semana son la diferencia entre un encargado que va apagando fuegos y uno que tiene tiempo para pensar en la carta, el equipo y los números.

#Qué pedir en la demo

Si estás comparando TPV por el tiempo que ahorran:

1. "Enséñame el correo del cierre del día." Si no lo hay, son 4 horas a la semana perdidas.
2. "Enséñame qué recibe mi gestor." Si es una exportación que hay que rehacer, son 3 horas a la semana.
3. "Enséñame cómo añado un modificador a una comanda." Si se abre una ventana, son 2 horas a la semana.
4. "Enséñame cómo marco un plato como agotado." Si son más de dos toques, es un roce en cada servicio.
5. "Enséñame cómo subo el precio de toda una familia." Si hay que ir producto a producto, lo notarás en cada cambio de carta.

Un TPV pensado para ahorrar tiempo sale bien de estas cinco. Uno hecho para tener las mismas casillas que la competencia, no.

Si quieres ver cómo lo resuelve YoTPV y cuánto cuesta, tienes los planes en precios.

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• Cómo elegir un TPV - la guía del comprador - el marco completo de evaluación.