Informes del TPV que de verdad importan - ventas, cierre de caja y arqueo

Un TPV moderno puede sacar cincuenta informes distintos. La mayoría de hosteleros mira uno al día (cuánto se ha vendido) y se olvida del resto. El punto medio, mirar los cuatro o cinco informes adecuados con la frecuencia adecuada y actuar cuando algo se sale de lo normal, es donde se gana dinero de verdad.

Este es el calendario que recomendamos para un bar, cafetería o restaurante.

#Cada día (5 minutos)

#1. Informe de ventas del día

Qué mirar: ventas totales, reparto entre efectivo y tarjeta, comparación con el mismo día de la semana pasada y los cinco productos más vendidos.

Qué hacer: si las ventas se desvían mucho (un 20% arriba o abajo), piensa en el porqué antes de achacarlo a la casualidad. ¿Ha llovido y no se ha abierto la terraza? ¿Había partido? ¿Faltaba un camarero? Muchas veces no es nada, la variación es normal. Pero de vez en cuando hay una señal que conviene pillar pronto.

Cuándo preocuparse: tres días seguidos con un 20% menos sugieren un problema real. Investígalo.

#2. Cierre de caja y arqueo

Qué mirar: el efectivo que debería haber, el que has contado, el descuadre y quién cerró.

Qué hacer: un descuadre de menos de 5 € es ruido. Entre 5 y 20 € merece un vistazo rápido; suele ser un cambio mal dado o una moneda mal contada. Por encima de 20 €, revisa con calma las anulaciones, invitaciones y devoluciones del día.

Cuándo preocuparse: dos descuadres de más de 20 € en el mismo turno en una semana. Toca hablar con quien llevaba la caja.

Un detalle que ahorra discusiones: saca una lectura X al cambio de turno. Te da las cifras del momento sin cerrar el día, así cada turno responde de su tramo. El cierre Z se hace una vez, al final, y es el que queda numerado y guardado.

#3. Errores pendientes: impresiones fallidas, mesas abiertas, envíos

Qué mirar: cualquier aviso del TPV, como comandas que no se imprimieron, mesas que se quedaron abiertas o, si estás en VeriFactu, registros que no llegaron a la AEAT.

Qué hacer: resolverlo antes del siguiente servicio. Una mesa abierta de ayer descuadra el cierre de hoy, y un envío fallido a Hacienda no se arregla solo.

#Cada semana (15 minutos)

#4. Ventas por hora

Qué mirar: lo que se vende en cada franja horaria de cada día de la semana pasada, comparado con la anterior. Dónde están los picos y los valles.

Qué hacer: ajustar los turnos de la semana siguiente. Si los martes de 16:00 a 19:00 no entra nadie, sobra gente; si el viernes de 21:00 a 23:00 la barra no da abasto, falta.

#5. Productos más vendidos, en unidades y en euros

Qué mirar: los 20 productos que más se venden por unidades y los 20 que más facturan.

Qué hacer: buscar cambios. Si un plato que se vendía mucho cae de golpe, suele haber un problema de calidad (cambio en cocina, cambio de proveedor). Si otro sube sin motivo aparente, apóyate en él.

#6. Anulaciones, invitaciones y descuentos

Qué mirar: cuántas anulaciones, invitaciones y descuentos ha habido, por qué importe y quién los ha hecho o autorizado.

Qué hacer: una cifra alta y repetida en la misma persona suele ser falta de formación (marca mal y luego anula) o un problema de proceso. Rara vez es mala fe, pero solo lo sabrás si lo miras. Por eso importa que cada camarero entre con su propio PIN.

#Cada mes (30-45 minutos)

#7. Evolución de las ventas, por familias

Qué mirar: ventas de este mes contra el mes pasado y contra el mismo mes del año pasado, desglosadas por familias (bebidas, cocina, postres, cafés).

Qué hacer: buscar tendencias lentas. ¿Se venden menos postres? ¿Crece el menú del día? Son señales que se notan poco de un mes a otro y mucho en un año.

#8. Ticket medio y comensales

Qué mirar: el ticket medio y, si lo registras, el número de comensales y el gasto por comensal.

Qué hacer: si el ticket medio baja con las mismas ventas, estás vendiendo más mesas pero más baratas. Revisa si se ofrecen postres y cafés, y si la carta empuja lo que más margen deja.

#9. Mermas y stock

Qué mirar: lo que tiras, lo que sobra en cámara y lo que se agota antes de tiempo.

Qué hacer: ajustar los pedidos a proveedores. Menos producto parado en lo que rota poco, más margen en lo que se agota.

#10. Una cuenta de resultados aproximada

Qué mirar: ventas del mes, coste de personal (de las nóminas) y coste de producto (de las facturas de proveedores). Calcula el margen bruto.

Qué hacer: no es la cuenta de resultados de tu gestor, es la versión rápida que haces tú. Si el margen cae, busca el porqué antes de que llegue el cierre del trimestre.

#Cada trimestre (1-2 horas)

#11. IVA para el modelo 303

Qué mirar: ventas del trimestre por tipo de IVA, con base imponible, cuota y total de cada tipo. En hostelería lo normal es el 10% (comidas y bebidas servidas en el local, incluidas las alcohólicas), pero si vendes algo al 21% tiene que salir separado.

Qué hacer: pasárselo a tu gestor en cuanto cierra el trimestre, en un formato que pueda usar directamente (CSV o PDF). Si las cifras no cuadran con la suma de tus cierres diarios, algo está mal configurado.

#12. Ingeniería de carta

Cruza lo que vende cada plato con lo que te deja. Los que venden mucho y dejan poco se reformulan; los que dejan mucho y venden poco se mueven de sitio en la carta; los que ni venden ni dejan se quitan. Lo contamos en funciones del TPV para restaurantes.

#13. Revisión de precios

Qué mirar: precios que no has tocado en un año mientras subían el producto y los sueldos.

Qué hacer: sube primero donde tienes demanda de sobra (lo que se vende mucho y no tiene sustituto en tu carta). Subidas del 4 al 8% suelen pasar desapercibidas; un 12% se nota. Que no se te olvide actualizar la carta impresa y la pizarra al mismo tiempo que el TPV.

#14. Proveedores

Qué mirar: en qué proveedores se va más dinero y cuáles han fallado en calidad o en entregas.

Qué hacer: renegociar con los grandes y cambiar los que dan problemas.

#Cada año (media jornada)

#15. Comparación con el año anterior

Qué mirar: ventas, número de tickets, ticket medio y las cifras principales mes a mes.

Qué hacer: decidir hacia dónde va el negocio. ¿Creces, te has estancado o bajas? ¿A qué ritmo? Con eso se decide la carta, la plantilla y las inversiones del año siguiente.

#16. Cierre fiscal

Qué mirar: ventas del año por tipo de IVA (para el resumen anual, el modelo 390), devoluciones, invitaciones y anulaciones.

Qué hacer: enviárselo al gestor y guardar una copia. Los registros fiscales se conservan al menos cuatro años, y el Código de Comercio pide seis para la contabilidad. Lo explicamos en la normativa del TPV.

#Informes que puedes ignorar

Por orden de cuánto aparecen en los folletos frente a cuánto sirven:

• "Mapa de calor del recorrido del cliente". Queda muy bien en las capturas. En un bar no cambia ninguna decisión.
• "Panel de analítica predictiva". Previsiones de la semana que viene. En un negocio pequeño la variación es tan grande que casi siempre fallan.
• "Análisis de sentimiento de las opiniones". Si miras tus reseñas en Google, la evolución de la nota ya te dice lo que necesitas.
• "Acciones sugeridas por IA". "Tres cosas que podrías probar." Genéricas, obvias y sin contexto.
• "Análisis de cohortes de clientes". Útil con cientos de miles de clientes identificados. En un bar de barrio, no.

#Cómo es un buen sistema de informes en un TPV

Si estás comparando TPV y los informes te importan, comprueba que:

1. El cierre del día te llega por correo solo, sin tener que entrar a buscarlo.
2. Puedes sacar una lectura X en cualquier momento sin cerrar el día.
3. Los informes están a uno o dos toques del panel, también desde el móvil.
4. Filtrar por fechas es rápido.
5. Se exportan a CSV y PDF, con el IVA desglosado por tipo.
6. Las comparaciones (semana con semana, mes con mes, año con año) vienen hechas.

Si el proveedor te enseña esto bien en la demo, los informes serán un punto fuerte. Si no, pasarás el año rehaciendo exportaciones en Excel.

En YoTPV, el cierre del día queda numerado y se envía por correo con el informe en PDF y CSV a quien tú elijas, y puedes recibir también un resumen semanal y otro mensual. Durante el día puedes sacar una lectura X. El informe de periodo trae ventas por hora y por día, productos y familias más vendidos, IVA por tipo, cobros por forma de pago, anulaciones, invitaciones, descuentos, devoluciones y el descuadre de caja.

#Cómo es una buena costumbre de informes

La disciplina importa tanto como el informe:

• Informe diario: 5 minutos, cada mañana, sin excepciones. Ponlo en el calendario.
• Revisión semanal: 15 minutos, cada lunes por la mañana (o el día que abras después del descanso).
• Revisión mensual: 30-45 minutos, la primera semana del mes.
• Trimestral y anual: agéndalas con antelación, como una reunión con el gestor.

Un buen sistema de informes que nadie abre no sirve de nada. Uno mediocre que el encargado mira cada día vale oro.

#Relacionados

• Funciones del TPV que ahorran tiempo - el informe automático es la primera.
• Normativa del TPV en España: VeriFactu y Ley Antifraude - qué tienes que conservar y cuánto tiempo.
• Funciones del TPV para restaurantes - lo que de verdad se usa en sala y cocina.