Horarios del personal con los datos del TPV - cómo ajustar el cuadrante

El personal es el gasto controlable más grande de casi cualquier restaurante: habitualmente entre el 28 y el 35% de las ventas. La palanca principal para controlarlo es que las horas de personal coincidan con las horas de venta: no tener cuatro camareros para el goteo de 23:00 a 00:30 ni uno solo para la avalancha de las 21:30.

Los datos para hacerlo están en tu TPV. La mayoría de hosteleros no los mira. Esta es la versión sencilla.

#La cifra clave: ventas por hora trabajada

Ventas por hora trabajada = Ventas del turno (sin IVA) / Horas de personal del turno

Si la cena del viernes factura 4.800 € con 36 horas de personal (4 camareros × 6 horas, 2 en cocina × 6 horas, 1 encargado × 6 horas), las ventas por hora trabajada son 133 €.

Esta cifra, seguida en el tiempo y por turno, es la base de casi todas las decisiones de personal.

#Valores orientativos

Rangos aproximados por tipo de local, con referencias europeas:

Tipo de local	Rango sano
Alta cocina	60-100 €
Restaurante con servicio en mesa	100-180 €
Bar, cervecería	120-200 €
Comida rápida, mostrador	180-300 € o más
Cafetería	150-250 €

Por debajo: sobra gente (o faltan ventas). Por encima: falta gente, o hay tanto trabajo que el servicio se ralentiza y pierdes mesas.

Lo importante no es cuadrar con la media del sector, sino seguir tu propia cifra y ver cuándo un turno se desvía.

#Los informes del TPV que necesitas

#1. Ventas por hora

Ventas por cada hora del día, mirando varias semanas. Te dice qué facturas, de media, un viernes a las 21:00. Compáralo con el personal que tienes puesto a esa hora y verás dónde sobra o falta gente.

En España las horas punta van más tarde que en el resto de Europa: comidas de 14:00 a 16:00, cenas de 21:00 a 23:30, y en verano la terraza alarga todo. Las referencias de otros países no sirven; las tuyas sí.

En YoTPV, el informe de un periodo incluye las ventas y el número de pedidos por hora del día, con la hora de tu local, y se puede descargar en CSV para cruzarlo con el cuadrante.

#2. Comensales o pedidos por hora

Lo mismo, pero con comensales (o pedidos) en lugar de euros. Sirve porque los comensales miden el trabajo: 60 cafés en una hora no dan el mismo trabajo que 12 mesas de comida, aunque facturen parecido.

#3. Ventas por camarero

Si tu TPV lo da, te dice si un turno lo está sacando adelante un solo camarero fuerte mientras el resto va a medio gas, o si alguien destaca siempre (y conviene ver por qué: ¿es mejor o le toca la mejor zona?).

#El coste de personal

Las horas no son lo mismo que el coste. Y en España el coste no es solo el sueldo bruto: hay que sumar la Seguridad Social a cargo de la empresa, que en hostelería ronda un 30-33% encima del bruto según el contrato.

Coste de personal % = (Coste empresa del turno / Ventas sin IVA del turno) × 100

Valores orientativos:

Tipo de local	Coste de personal sobre ventas
Alta cocina	35-45%
Restaurante con servicio en mesa	28-35%
Bar	22-30%
Comida rápida	20-28%

Si estás siempre por encima del rango, o sobra gente, o pagas por encima de mercado, o tus precios son bajos.

#El registro de jornada y el convenio

Aquí España es muy distinta de otros mercados, y conviene tenerlo claro antes de tocar el cuadrante:

• El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde mayo de 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Cada día, hora de entrada y de salida de cada trabajador, incluidos los extras de fin de semana y los de temporada. Los registros se guardan cuatro años y la Inspección de Trabajo los pide.
• El convenio de hostelería de tu provincia marca la jornada anual, los descansos, los festivos y cómo se pagan las horas extra. Léelo antes de recortar o alargar turnos.
• Descansos mínimos: al menos 12 horas entre el final de un turno y el inicio del siguiente, y día y medio de descanso semanal, según el Estatuto. Cuidado con cerrar a la 1:00 y abrir a las 9:00.
• Turno partido: es habitual en hostelería (comidas y cenas), pero el convenio suele limitar cuántas interrupciones y de cuánto tiempo.
• Temporada: para la plantilla que vuelve cada verano, la figura habitual desde la reforma laboral es el contrato fijo discontinuo.

YoTPV no hace cuadrantes ni registra la jornada. El PIN de YoTPV identifica a quién marca cada pedido, pero no es un fichaje: para el registro de jornada necesitas una herramienta propia (o, como mínimo, un registro fiable y firmado). No mezcles las dos cosas.

#El ejercicio básico

Una vez al trimestre, siéntate con el informe de ventas por hora y el cuadrante actual y pregúntate:

1. ¿Cuadra el personal con las ventas en cada franja? Horas puestas por coste por hora frente a ventas esperadas. Cualquier franja donde el personal pase del 40-50% de las ventas es candidata a recortar.
2. ¿Te falta gente en las horas punta? Mira los comensales por camarero en la hora fuerte. Si cada camarero lleva más de 30 comensales por hora, estás perdiendo mesas por lentitud. Refuerza.
3. ¿Hay recortes fáciles de media hora? Que una persona salga 30 minutos antes en los turnos adecuados es el ajuste con menos fricción. Unos 60-100 € a la semana sin tocar el turno principal de nadie. Recuerda avisar con la antelación que marque el convenio.
4. ¿Hay turnos que juntar? Dos turnos cortos de 3 horas cuestan más en preparación y recogida que uno seguido de 5, siempre que el convenio lo permita.

#Cuándo compensa una herramienta de horarios

El TPV te da las ventas. No suele darte:

• Previsión según tiempo, eventos o festivos.
• Fichaje y registro de jornada.
• Control de convenio (horas extra, descansos, festivos).
• Peticiones de días libres, cambios de turno y avisos al equipo.
• Cuadrantes de varios locales.

Para eso:

• Para uno o dos locales: una hoja de cálculo con los datos del TPV y una revisión mensual de media hora suele bastar para el cuadrante. El registro de jornada, eso sí, es obligatorio igualmente y necesita su propia solución.
• Para tres locales o más: una herramienta de gestión de personal (Plannrly, Quinyx y otras) empieza a pagarse sola, porque quita trabajo al encargado y muestra patrones entre locales.

#Lo que haríamos en un restaurante pequeño

Para un restaurante que factura 40.000 € al mes:

1. Saca el informe de ventas por hora una vez al mes. Míralo diez minutos.
2. Calcula las ventas por hora trabajada de cada turno de las últimas cuatro semanas.
3. Localiza el peor turno.
4. Quita unas 4 horas de ese turno la semana siguiente (probablemente alguien que sale 30-60 minutos antes algunos días).
5. Vuelve a medir a las cuatro semanas.

Sencillo, lento y eficaz.

#Lo que hay que evitar

Cuadrantes automáticos sin revisar. Algunas herramientas prometen hacer el cuadrante óptimo con los datos del TPV. Suele salir un 80% bien y un 20% imposible: no sabe quién puede abrir, quién cierra, quién lleva la barra o quién no se lleva con quién. Úsalo como borrador.

Recortar demasiado de golpe. Pasar de 36 a 28 horas de una vez suele romper algo: el servicio, la cocina o el ánimo del equipo. Recorta 2-4 horas por semana y turno.

Mirar una sola cifra. Las ventas por hora trabajada sirven, pero no lo son todo. Un turno que cumple el objetivo a costa de reventar a un equipo pequeño no es una victoria; en hostelería, cambiar de personal sale caro.

#Lo que el TPV nunca te dirá

• Qué camareros trabajan bien juntos.
• Quién es puntual y quién no.
• Quién lleva bien las quejas.
• Quién está a punto de irse.
• Que esta noche juega el Madrid o que hay fiestas en el pueblo.

Usa los datos para decidir mejor, no para decidir por ti. El cuadrante sigue siendo una decisión de personas.

#Relacionados

• Analítica del TPV para restaurantes - los informes que de verdad sirven.
• Cómo formar al personal en un TPV nuevo - también a los extras de temporada.
• Informes del TPV - qué informes mirar y cuáles ignorar.