Analítica del TPV para restaurantes - los informes que te ayudan a crecer

"Analítica" es de las palabras más vendidas en el software de hostelería. Los proveedores llenan su web de paneles de colores porque saben que impresionan. En la práctica, el 90% de esos paneles no se abre una segunda vez.

Este artículo va del 10% que sí se usa: los cuatro informes que ayudan de verdad a crecer a un restaurante independiente.

#Mucho ruido y poca señal

Un TPV moderno puede sacar más de 50 informes distintos. La mayoría son ruido:

• Mapas de calor de "productos populares por hora": interesantes una vez, inútiles la segunda.
• Previsiones de ventas: casi siempre equivocadas en un local pequeño.
• Sugerencias de la inteligencia artificial para la carta: genéricas y obvias.
• Análisis de cohortes de clientes: solo sirven con mucha clientela fija identificada.
• Gráficas de tendencias que no cambian ninguna decisión.

Los informes que importan son pocos, sencillos y aburridos. Y son los que hacen crecer el negocio.

#Informe 1: ventas por hora

Qué muestra: facturación por hora del día, por día de la semana.

Por qué importa: te dice cuándo poner más gente y cuándo menos. Casi todos los restaurantes tienen franjas con personal de sobra y otras con personal de menos. El informe lo deja a la vista.

Qué hacer con él:

• Compara las horas de personal con lo que se vende cada hora. Calcula las ventas por hora trabajada de cada turno.
• Localiza los turnos con gente de sobra o al límite (al límite suele significar mesas perdidas).
• Ajusta el cuadrante.

Un ejemplo: un restaurante con cuatro camareros de 20:30 a 00:30 los viernes y los sábados. El informe muestra que el viernes el pico llega a las 22:00 con 1.200 € por hora y cae a 350 € a las 23:30, mientras el sábado aguanta fuerte hasta medianoche. Quitar un camarero el viernes a partir de las 23:30 ahorra unos 60 € por turno, unos 3.000 € al año, sin que el servicio lo note.

Es el informe que más rinde. Lo desarrollamos en horarios del personal con los datos del TPV.

#Informe 2: platos más vendidos

Qué muestra: qué platos se venden más, por unidades y por facturación.

Por qué importa: es la base de la ingeniería de menús. Lo que se vende bien y deja buen margen se protege; lo que no se vende o deja poco se revisa o se quita.

Los cuatro grupos clásicos:

• Estrellas (se venden mucho, buen margen): proteger y no tocar.
• Caballos de batalla (se venden mucho, poco margen): ajustar el precio o el escandallo.
• Enigmas (se venden poco, buen margen): promocionar con la pizarra o la recomendación del camarero.
• Perros (se venden poco, poco margen): quitar.

Casi todos los restaurantes independientes mantienen 3-5 perros por costumbre. Quitarlos simplifica la cocina, reduce el stock y centra el trabajo en lo que funciona. El método completo está en ingeniería de menús.

El informe tiene que poder sacarse por fechas. Doce semanas es un buen periodo: suficiente para quitar el ruido, no tanto como para mezclar temporadas.

#Informe 3: ticket medio

Qué muestra: lo que gasta de media cada cuenta. Si tu TPV lo da por camarero y turno, mejor.

Por qué importa: dice quién vende bien en sala y quién no. Hay camareros que sacan sistemáticamente 5-8 € más por comensal que otros. No es casualidad: es cómo recomiendan el vino, si ofrecen el postre o el café, si cantan las sugerencias.

Qué hacer con él:

• Juntar a los camareros que más venden con los que menos, para que aprendan.
• Hacer visible el dato (con nombres o sin ellos, según el equipo). A menudo, solo con verlo ya mejora.
• Usarlo como una parte de la valoración, nunca la única. Cuentan también las mesas atendidas, las opiniones de los clientes y la puntualidad.

Un ejemplo: en un restaurante con ocho camareros, el ticket medio va de 27 a 38 € por comensal. Si los cuatro que menos venden suben de 32 a 35,50 €, eso son unos 420 € más por semana. No toda la diferencia se puede cerrar (unos tienen turnos más fáciles que otros), pero incluso recuperar un 30% se nota.

#Informe 4: anulaciones e invitaciones

Qué muestra: cuántas anulaciones e invitaciones hay, por cuánto, por qué motivo y, si el TPV lo da, quién las hace.

Por qué importa por dos motivos. Primero, avisa antes que nadie de problemas de cocina (muchas invitaciones por "error de cocina") o de sala (muchas anulaciones por "pedido mal marcado"). Segundo, una persona con cifras muy por encima del resto es una señal, casi siempre de un problema de proceso y a veces de algo peor.

Qué hacer con él:

• Mirar la tendencia cada mes. Un pico merece una charla con cocina o con sala.
• Entrar en los motivos. Si sube "error de cocina", ¿qué platos o qué partida?
• Si alguien triplica la media, investiga con calma. La mayoría son fallos de proceso; no todos. Lo vemos en cómo evitar robos de empleados.

Referencias orientativas: invitaciones del 0,5 al 1,5% de la facturación, anulaciones del 0,5 al 1% de los pedidos. Por encima del 2% en cualquiera de las dos hay algo que mirar.

#Los informes que parecen útiles y no lo son

Por orden de cuánto tiempo vemos perder con ellos:

Mapas de calor por hora y día. El informe de ventas por hora da lo mismo sin el ruido visual. Quedan muy bien en una captura, pero casi nunca cambian una decisión.

Valor de vida del cliente. Solo sirve si tienes mucha clientela fija y puedes identificarla (programa de fidelización, reservas con nombre). En la mayoría de restaurantes independientes, el habitual es "el de la mesa del fondo", no una ficha.

Previsiones. "Ventas previstas para mañana: 4.800 €." Lo de mañana depende del tiempo, de si hay partido y de la suerte. En un local pequeño, una previsión acierta con un margen de un 20% arriba o abajo en un buen día. No sirve.

Coste por receta en tiempo real. Suena muy bien, pero exige descontar cada ingrediente con exactitud y acertar las mermas, y se rompe en cuanto cocina cambia algo. Casi todos los que lo activan lo apagan a los tres meses. Mejor recuentos periódicos y un escandallo en hoja de cálculo.

Cambios de carta sugeridos por inteligencia artificial. Te sugieren quitar platos que están por un motivo ("las croquetas atraen a los grupos") o promocionar lo que la cocina no puede sacar en cantidad. Buscan patrones sin entender el contexto.

#Cómo sacarles partido de verdad

Los informes que ayudan a crecer tienen tres cosas en común:

1. Llegan sin buscarlos. Aparecen en el resumen diario o en el correo de la semana.
2. Se comparan con otros periodos. Esta semana frente a la anterior, este mes frente al mismo mes del año pasado. En un negocio de temporada, comparar agosto con julio dice poco; agosto con el agosto anterior, mucho.
3. Llevan a una decisión. Leerlos tiene que sugerir algo concreto (cambiar el cuadrante, quitar un plato, hablar con alguien), no un "qué interesante".

Si a un informe le falta alguna de las tres, dejarás de abrirlo en dos semanas.

#Cómo debería ser el resumen del día

Para un restaurante independiente, el resumen diario debería caber en una pantalla:

• Ventas de hoy, comparadas con el mismo día de la semana pasada.
• Ticket medio, con la misma comparación.
• Los cinco platos más vendidos.
• Diferencia de caja, si la hay.
• Avisos pendientes (pedidos sin sincronizar, impresiones fallidas).

Cinco cosas. Más se convierte en papel pintado.

El resumen semanal debería añadir:

• Ventas por hora de la semana.
• Ticket medio por camarero, si tu TPV lo da.
• Resumen de anulaciones e invitaciones.

Si el TPV te envía el resumen por correo, lo usarás. Si tienes que sacarlo a mano, en cuatro semanas te habrás olvidado.

#Qué ofrece YoTPV

YoTPV da el informe de cierre de cada día y un informe por periodo con las ventas por día y por hora, los diez productos y categorías que más facturan, el desglose de IVA, los cobros por método, las invitaciones, descuentos, anulaciones y devoluciones, y las diferencias de caja. Se descargan en PDF o CSV, y puede enviarte por correo el resumen diario, semanal y mensual. Las anulaciones, invitaciones y descuentos se ven también desglosados por motivo.

Lo que no hace: previsiones, inteligencia artificial ni mapas de colores. Por lo explicado arriba, no los echamos de menos.

#Relacionados

• Ingeniería de menús con los datos del TPV - el método completo para la carta.
• Horarios del personal con los datos del TPV - del informe de ventas por hora al cuadrante.
• Informes del TPV - la versión general de este artículo.