¿Por qué el stock de mi TPV nunca cuadra?

Abres el informe de stock. El TPV dice que tienes 7 unidades de la referencia 1234. Vas a la estantería. Hay 4. Pasa tantas veces que dejas de fiarte del informe. Empiezas a contar a mano antes de hacer cada pedido. Al final usas el TPV solo para cobrar y llevas el stock de verdad en la cabeza o en una hoja de Excel.

Es el dolor más común del TPV en comercio, y casi siempre se debe a una de seis causas concretas. Ninguna exige cambiar de TPV. La mayoría exige cambiar de proceso.

#Causa 1: la mercancía se recibe sin revisar

Pediste 24 unidades de la referencia 1234. El proveedor envió 22 (una estaba pendiente de servir y otra se perdió en el transporte). Nadie se dio cuenta. El pedido se dio por recibido completo porque se abrió la caja y se colocó en la estantería. El TPV suma 24 al stock. Desde el primer día te faltan 2.

Solución: cada entrega se escanea contra el pedido y el albarán. Las diferencias se marcan antes de cerrar el pedido. Son 5-10 minutos por entrega y te ahorran horas buscando descuadres.

El fallo suele estar en que la recepción la hace alguien sin experiencia que no entiende lo que cuesta un "más o menos". Fórmale, o que reciba siempre un encargado.

#Causa 2: las devoluciones vuelven al sitio equivocado

Un cliente devuelve un producto dañado. En caja se hace el reembolso. El TPV, por defecto, devuelve el producto al stock vendible. El producto dañado acaba en un montón de "ya lo miraremos" y nunca se da de baja.

Solución: el flujo de devoluciones pregunta siempre "¿a stock vendible o a dañado?". El TPV tiene que ofrecer una opción de baja que haga el reembolso sin devolver la unidad al stock. Enseña al equipo a usarla.

#Causa 3: tallas y colores como un solo producto

Una camiseta viene en 3 tallas. En la caja hay un solo botón: "camiseta 25 €". Quien cobra marca "camiseta" sea la talla que sea. El TPV descuenta de una sola referencia. Desde la primera semana, el stock por talla no tiene sentido.

Solución: cada talla o color tiene su propia referencia. El TPV obliga a elegir (S / M / L) al vender. Son 1-2 segundos más en caja y salvan todo el control de stock por variante.

Es un equilibrio que muchas tiendas resuelven mal: quitan fricción en la caja y pierden los datos que necesitan para reponer bien.

#Causa 4: las mermas no se registran aparte

Hay cosas que desaparecen: hurtos, roturas, errores al recibir, consumo interno. En una tienda física, las mermas suelen rondar el 1-2% de la facturación.

Si no tienes un proceso para las mermas, las unidades que faltan aparecen como descuadre cada vez que haces inventario. Haces un ajuste puntual, se vuelve a acumular y otro ajuste.

Solución: registra las mermas conocidas cuando ocurren (a alguien se le cae una botella de vino: se da de baja con su motivo). Así el descuadre del inventario refleja solo las mermas desconocidas, que es lo que de verdad tienes que investigar.

#Causa 5: inventarios demasiado espaciados

Muchas tiendas hacen un inventario completo al año para el cierre contable. Para cuando se cuenta, el descuadre se ha ido acumulando en todo el catálogo. La regularización es enorme, explicarla es imposible y la confianza en el sistema se ha perdido.

Solución: recuentos cíclicos. Cuenta una familia de productos cada semana, por turnos. Al final del trimestre lo has contado todo, el descuadre de cada familia es lo bastante pequeño como para investigarlo y el sistema se mantiene fiable.

El inventario anual completo es un respaldo, no el mecanismo principal.

#Causa 6: no se descuenta en todos los canales

Vendes en la tienda, en tu tienda online (Shopify, WooCommerce o PrestaShop), en Amazon y en algún mercadillo o pop-up de vez en cuando. Cada canal tiene su propia visión del stock. Sin integración, una venta en un canal no se descuenta en los demás. Vendes la última unidad dos veces y te toca pedir perdón a un cliente.

Solución: sincronización de stock real entre canales. O bien porque el TPV se integra directamente con tu tienda online y tus marketplaces, o bien a través de un software intermedio que lo haga. Cuadrar varios canales a mano es imposible en cuanto vendes un poco.

Es cada vez más la causa principal, a medida que más tiendas independientes abren canales online. Si vendes en varios canales y tu TPV no sincroniza, arréglalo antes de añadir otro.

#Control de stock en el TPV: cómo diagnosticar un descuadre

Cuando detectes un descuadre, repasa esto por orden:

1. Revisa las últimas entregas. ¿El descuadre coincide con un pedido que llegó incompleto?
2. Revisa las últimas devoluciones. ¿Ha vuelto algo dañado que no se dio de baja?
3. Revisa las variantes. ¿Se están juntando tallas o colores en la caja?
4. Revisa las bajas. ¿Se ha roto, regalado o prestado algo sin registrarlo?
5. Revisa los otros canales. Si vendes en varios, ¿aparecen allí las unidades que faltan?
6. Hurto. Si los pasos 1-5 no explican el descuadre, estás en terreno de mermas.

La mayoría de los descuadres tienen una explicación de proceso. En una tienda bien llevada, el hurto suele ser lo que menos pesa.

#Qué precisión de stock es razonable

Objetivos realistas para una tienda de un solo local con recuentos cíclicos y recepción disciplinada:

• Precisión por referencia: ±5% respecto al recuento físico.
• Precisión en valor: ±2% del valor total del stock.
• Roturas de stock inesperadas: 1-2 al mes.

Si llegas a esto, tu stock está en buena forma. Si estás por debajo, mira las seis causas de arriba.

#Cuando el problema es el propio TPV

A veces, pocas, el fallo está en el propio TPV. Señales:

• Los ajustes de stock no aparecen en el informe.
• Las ventas no siempre descuentan (se saltan descuentos al azar).
• Los packs no descuentan sus componentes.
• Algunas devoluciones descuentan dos veces.

Si has descartado el proceso y puedes reproducir el fallo, abre una incidencia con soporte. Si el proveedor no lo arregla en 30 días, empieza a mirar alternativas.

#La respuesta honesta

En la mayoría de tiendas, la precisión del stock es un problema de proceso. El TPV registra fielmente lo que le dicen. Si lo que entra está mal, lo que sale también.

La buena noticia es que arreglar el proceso (recepción contra albarán, devoluciones bien clasificadas, una referencia por variante, mermas registradas y recuentos cíclicos) se consigue en unas semanas. Cuando funciona, el informe de stock vuelve a ser fiable, y un informe fiable es la base de todas las demás decisiones: qué reponer, cuánto espacio dar a cada producto y cómo negociar con proveedores.

#Relacionados

• La guía completa de los TPV para comercio - la guía larga.
• ¿Qué es un TPV? - lo básico, si estás empezando.